Különböző okok miatt bármikor előfordulhat, hogy a céges bankkártyával vagy hitelkártyával nem sikerül a fizetési tranzakció. Ilyen esetben a megrendelő, esetünkben az ügyvezető a saját privát kártyáját használja, majd úgy rendezi a cég felé, hogy a céges kártyával felveszi a készpénzt a bankszámláról, majd kiadási pénztárbizonylattal rendezi az összeget. Gyakori kérdés, hogy helyes-e ez az eljárás? Rendezhető-e ilyen módon a céges vásárlás?

Ha a cég bankkártyájával vagy hitelkártyájával internetes honlapon a cég számára, nevében és javára megrendelt árukért, szolgáltatásokért online módon az internetes honlapon keresztül fizetnek, akkor az bankszámlán keresztül történő átutalásnak minősül, nem készpénzes fizetésnek, és jellemzően PayPal rendszerben elektronikus pénz megvásárlásával, valamint azzal történő fizetéssel valósul meg. Ebből a cég annyit érzékel, hogy internetes honlapról letölthető bizonylatok (megrendelés, szerződés, számla, fizetés visszaigazolás stb.) igazolják a megrendelést, a szerződést, a fizetésről való intézkedést, továbbá a hitelintézetnél vezetett kártyafedezeti számláról (bankszámláról) kapott terhelési értesítésen, bankkivonaton megjelenik a kifizetésre leemelt tétel, a jogosult számlaszáma és neve, akinek a javára történt az átutalás.

Az ilyen online módon történő megrendelés és fizetés esetében gyakran előbb történik meg a fizetés, mint ahogy a megrendelt áru leszállítása vagy szolgáltatás nyújtása teljesülne. Ezért a valós gazdasági események bemutatása céljából azt előlegként indokolt elszámolni az egyéb követelések között, jelen esetben külföldi pénzértékre szóló követelésként (mivel az áru, szolgáltatás ellenértéke is abban van kifejezve, számlázva és megfizetve) a pénzeszközök csökkenésével szemben mindaddig, amíg a teljesítés meg nem történik, függetlenül attól, hogy a számlát adott esetben előre megküldik már az online fizetéskor. Mivel a külföldi féltől való beszerzés deviza ellenértékben történik, ezért az előleget is devizakövetelésként kell nyilvántartásba venni a bekerülése (azaz az előleg kifizetése) napján érvényes, számviteli politikában választott árfolyamon forintosított összegben, ugyanakkor a pénzeszközöket a kifizetésre felhasznált deviza könyv szerinti forintértékében (a bank által a kártyafedezeti számláról leemelt forintösszegben) kell csökkenteni, és a két érték közötti különbözetet devizaárfolyam-különbözetként kell elszámolni.

A teljesítéskor kell elszámolni az áru beszerzését a megfelelő eszközök közé felvéve, illetve az igénybevett szolgáltatást költségként a szállítói tartozásokkal szemben, amely szintén külföldi pénzértékre szóló tartozás, majd ezt a szállítói tartozást és az előleg miatti követelést egymásba beszámítva kell a könyvekből kivezetni. Mivel mindkettő ugyanarra a devizaösszegre és devizanemre szól, így csak azok forintértéke térhet el, ha a bekerülésük napján érvényes, számviteli politika szerinti választott árfolyam, amelyen azokat forintosították, egymástól eltér. A beszámításkor fennmaradó különbözetet, amely az előbbi forintértékek eltéréséből adódik, devizaárfolyam-különbözetként kell elszámolni a pénzügyi műveletek egyéb bevételei vagy egyéb ráfordításai között, jellegétől függően.

A kapcsolódó áfa – ha a beszerzett termék vagy igénybevett szolgáltatás áfa-köteles – a fordított áfa szabályaihoz hasonlóan kerül elszámolásra, a vevő fizeti be, és, ha a visszaigénylés feltételei fennállnak, vonja le később az áfát, akár az Európai Unión kívüli, harmadik országból történő import beszerzésről és áfáról van szó, akár az Európai Unión belüli országból történik a beszerzés, illetve szolgáltatás igénybevétel, azzal a különbséggel, hogy az import áfáját a vámhatóság veti ki határozatban, és akkor könyvelhető.  

Abban az esetben, ha a megrendelést lebonyolító magánszemély az internetes honlapon a cég nevére, javára rendeli meg az árut vagy a szolgáltatást, de saját bankkártyájával vagy hitelkártyájával fizet online módon – feltéve, hogy erre lehetőség van –, akkor valójában az történik, hogy a cég helyett kiegyenlíti annak tartozását a külföldi szállító felé, ezáltal kölcsönt nyújt a cégnek, amit a cég vagy készpénzben vagy bankszámlán átutalva fog visszafizetni számára. Jelen esetben az ügyvezető a cég bankkártyájával vett fel készpénzt a cég bankszámlájáról, automatából vagy a banktól, hogy saját követelését abból kiegyenlítse, így ez készpénzfelvételként elszámolásra kerül a cégnél a bankszámlán (kártyafedezeti számlán) lévő pénz csökkenéseként és a készpénzállomány növekedéseként (függetlenül attól, hogy van-e fizikálisan létrehozott házipénztár vagy sem).

Egyidejűleg ezt a készpénzt kifizeti a cég készpénzkészletéből saját maga – mint a cégnek kölcsönt nyújtó magánszemély – számára a kölcsöntartozás törlesztésére. Ilyen esetben a külföldi féllel szemben devizában keletkező előlegkövetelést az ügyvezetővel szemben devizában keletkező kölcsöntartozással szemben kellene felvenni a könyvekbe, tekintettel arra, hogy az interneten való online fizetésről is érkezik egy visszaigazolás arra vonatkozóan, hogy a cég nevében való kifizetést a devizaellenértékre vonatkozóan teljesítettnek tekintik, amit az ügyvezető fizetett ki a cég helyett. A devizában fennálló előlegkövetelést és az ügyvezetővel szembeni tartozást a bekerülés napján érvényes számviteli politika szerinti árfolyamon átszámított forintértéken kell nyilvántartásba venni. Az ügyvezetővel szembeni devizatartozás esetében az ügyvezető és a cég közötti megállapodás függvénye, hogy milyen árfolyamon átszámított forintértékben fizeti meg a cég a tartozását a bankkártyájával való forintfelvétel során. Célszerű erre azt az árfolyamot alkalmazni, amilyen árfolyamot alkalmazott a bank akkor, amikor az ügyvezető kártyájáról megtörtént a külföldi fél felé való kifizetés.

Az ügyvezető a cég bankkártyájával felveszi a forint készpénzt és abból kiegyenlíti a kölcsönkövetelését, amit a cég készpénzkészletének növekedéseként kell elszámolni az átvezetési számlával szemben, majd a készpénzkészletet csökkenteni kell az ügyvezetővel szembeni devizatartozás csökkentésével szemben. Ha az ügyvezetővel szembeni tartozás kiegyenlítésére felhasznált forintkészpénz összege eltér az ügyvezetővel szembeni devizatartozás forintban kimutatott könyv szerinti értékétől, akkor a különbözetet devizaárfolyam-különbözetként kell elszámolni a pénzügyi műveletek egyéb bevételeivel vagy egyéb ráfordításaival szemben, jellegének megfelelően. A cég bankszámláján (kártyafedezeti számláján) lévő pénzeszközök csökkenését akkor kell elszámolni az átvezetési számlával szemben, amikor a bank terhelési értesítője megérkezett.

Amikor az áruátadás, illetve a szolgáltatás teljesült, akkor el kell számolni az ellenértékre szóló szállítói tartozás keletkezését az aznap érvényes, számviteli politikában választott árfolyamon forintosítva, és ezt a szállítói tartozást az előlegköveteléssel való összevezetéssel, azaz beszámítással kell megszüntetni. A beszámításkor fennmaradó különbözetet árfolyamnyereségként vagy árfolyamveszteségként kell elszámolni a pénzügyi műveletek egyéb bevételei vagy ráfordításai között, jellegének megfelelően.

Adópraxis Szerkesztőség