A mulasztási bírsággal összefüggésben az Art. (adózás rendjéről szóló törvény) már csak az adózó felelősségét állapítja meg, a könyvelők mulasztási bírság felelősségét megszüntették. Annak ellenére azonban, hogy a törvény az adózót nevezi meg közvetetten, a könyvelő is felelős az adózó mulasztási bírságaiért, mert abban közvetve és közvetetten részt vesz.
Amikor a könyvelő a könyvelői szerződést megírja az ügyféllel, minden esetben a szerződésben foglaltak határozzák meg a felelősségét. A konzervatív könyvelői szerződés kizárólag a könyvelő részére hozott anyag kontírozását és könyvelését jelenti, valamint a hozott anyagból megállapított hiányosságokra és egyéb szabálytalanságokra utaló információ közlését az adózóval. Ettől függetlenül az adózók azt várják el a könyvelőktől, hogy mindenben segítsék a munkájukat és mindenben ott álljanak mögötte. De a könyvelők nagyon sok adózóval állnak kapcsolatban, nagyon sok a határidő, számtalan bevallást kell készíteni, így gyakran előfordul, hogy a munka forgatagában elfeledkeznek bizonyos dolgokról. Ilyenkor kerülhet sor arra, hogy ha az adózó mulasztási bírságot kap, mert a bevallás nem ment be határidőre, felháborodva hívja a könyvelőjét, holott a könyvelő lehet, hogy csak 19-én kapta meg az iratokat, és közben még öt másik cégnek is könyvel és nem sikerült beküldenie a bevallást 20-án éjfélig. Ilyenkor a legfontosabb, hogy a könyvelő lepapírozza magát. Ha az ügyfél az adóbevallást nem küldi be időben, csak úgy tudja elkerülni a felelősségre vonást, ha az adózónak pontosan leírja, ez miért nem tudott megtörténni.
    
Be nem jelentett foglalkoztatottak

A be nem jelentett alkalmazott vagy foglalkoztatott miatt megbüntetik az adózót. Ha az ügyfél úgy foglalkoztat alkalmazottat egy közértben, hogy nem jelenti be, és a könyvelő nem tud róla, a mulasztási bírságot áttételesen sem lehet a könyvelőre hárítani. Viszont ha a könyvelő tud arról, hogy az adózó bejelentetlen dolgozót foglalkoztat, a mulasztási bírságot nem tudja kivédeni.
Ha a könyvelő a bankszámlát nem könyveli le, mert úgy gondolja, hogy az adózónak olyan bevételei érkeznek a bankszámlájára, amiről nem hozott számlát, ráadásul így adta be a beszámolóját is év végén, megállapítható a könyvelő felelőssége, hiszen a bankszámla a rendelkezésére állt. Ekkor a hiányzó összegekről be kell kérnie a bizonylatokat az ügyféltől. Ha erre nem reagál, a megbízást tanácsos felmondani, mert ezek olyan fiktív pénzek, amivel kapcsolatban a későbbiekben bármivel megvádolhatják a könyvelőt, ez már túlmegy az Art. Biztonsági szabályán.

Hibásan benyújtott adóbevallás

Hibásan benyújtott adóbevallás esetén ha a könyvelő hibázik, a mulasztási bírságot az ügyfél ráterhelheti. Nem igazán vannak perek a könyvelő és az ügyfél között, mert ha a könyvelő hibázik, akkor vagy megtéríti a kárt, vagy valamilyen módon megegyeznek.
Nagy problémát okozhat, ha a könyvelő tárhelyére elhelyeznek egy iratot, amiről ugyan a könyvelő kap értesítést, de nem nyitja ki, vagy elsikkad a tárhelyen lévő levelek között. Ha például a könyvelő fizetési kedvezményt nyújtott be elektronikusan az adózójának, mert a költségvetésbe nem tudta befizetni a folyószámláján lévő összeget, az adóhatóság pedig elhelyezte a tárhelyére az adózót hiánypótlásra felszólító levelet, de a könyvelő ezt nem olvasta el és ügyfélkapuval csak ő rendelkezett, így az adózó a hiánypótlásról nem szerzett tudomást és inkasszóval leemelték számlájáról a tartozást, egyértelmű, hogy a könyvelő kárt okozott.

Kinek az ügyfélkapuját használja a könyvelő?

Van olyan könyvelő, aki az ügyfél ügyfélkapuját használja, de célravezetőbb, ha a könyvelő magának és az ügyfelének is nyit ügyfélkaput, hogy mindketten pontosan értesüljenek a hivatalos értesítésekről. Az Art. alapján az adózó is felelős a cég adóügyeiért, így a könyvelő meg tudja osztani a felelősséget, hiszen a tárhelyen elhelyezett iratokat az ügyfél is látja.
A képviselet szólhat kizárólag elektronikus ügyintézésre, de szólhat adóhatóság előtti képviselet ellátására is. Mindig a könyvelőnek kell eldöntenie, mekkora felelősséget vállal, ha állandó meghatalmazással látja el az adózó képviseletét, minden ügyben neki kell eljárnia. Erre a legjobb megoldás, ha az elektronikus ügyintézésre ugyan bejelentkezik, de egyéb ügyekben eseti meghatalmazással jár el.

A kockázatos adózók

Ha az adóhatóság értesíti a könyvelőt arról, hogy ügyfele kockázatos adózóval áll kapcsolatban, mert mondjuk fiktív számlakibocsátó, akkor erre fel kell hívni az ügyfél figyelmét, és rábírni arra, hogy lehetőség szerint mással próbálja ezt a tevékenységet végeztetni.

A bizonylatok megőrzése

Felvetődik a kérdés, ki őrizze az iratokat, a könyvelő vagy az ügyfél? Ha nem fizeti az ügyfél a könyvelési díjat, a könyvelő visszatarthatja-e az iratokat? Az iratmegőrzési kötelezettség szintén az adózó feladata. Abban az esetben, ha az adózó úgy gondolja, a könyvelő őrizze az iratokat, ezt külön szerződésben érdemes rögzíteni. Egyéb esetben a könyvelő a könyvelés után átvételi elismervénnyel adja vissza a dokumentumokat az adózónak.
Az iratokat elévülési időn belül kell megőrizni, de sok esetben fordul elő, hogy az elévülési idő öt éven túlra kitolódik. Ha önrevíziós ellenőrzést nyújt be a könyvelő, az új bevallás benyújtásától számítódik az öt év. Ilyen esetben az adózót tájékoztatni kell arról, hogy az elvülési idő nem öt év, hanem több.

Nyilatkozattétel a NAV-nál

A könyvelő nyilatkozattétel során mindig csak a saját munkájáról nyilatkozzon. Ha konzervatív szerződést köt az ügyféllel, nem is kell tudnia másról, csak a saját munkájáról. Nagyon sok könyvelő nyilatkozik az ügyfél helyett, ez helytelen. A könyvelő ne vállaljon felesleges felelősséget azzal, hogy ő nyilatkozik az adózó gazdasági tevékenységéről, amit majd később az ő nyilatkozata után az adózó terhére rónak.

Adótitkok

Az adóhatóságnál működik egy olyan munkacsoport, amelyik – persze csak ha ok van rá – kimehet a könyvelőirodába, és a számítógépen tárolt adatokat elviheti. Előfordult, hogy kimentek az irodába, és letöltötték öt adózó könyvelési anyagát, holott csak egy adózóra lett volna jogosultságuk. Erre oda kell figyelni, a NAV-nak erre nincs joga, az adóhatóság a könyvelő személyes dolgaihoz nem nyúlhat hozzá, nem viheti el azokat és nem tekinthet bele az e-mailjeibe sem.  

Ellenőrzési eljárások képviselete

 A könyvelőnek, különösen az adóellenőrzések során együttműködési kötelezettsége van a hatósággal. Ha a könyvelő a képviselő és nem viszi be az iratanyagokat, nem pótol határidőre, megsérti az együttműködést. E tekintetben tehát körültekintően kell eljárni. A 2016. évi Art. változásokban nagyon nagy jelentősége lesz ennek, a megbízható adózó kategória elvesztését is jelentheti majd, ha a könyvelő az ellenőrzés során nem együttműködő az adóhatósággal.

A könyvelő szerepe a hatósági eljárásban

Ha a könyvelő adóellenőrzésben képviselte az ügyfelet, melynek során megállapításokat rögzítettek a jegyzőkönyvbe, a hatósági eljárásba vonjon be más szakembert (ügyvédet, adószakértőt) is, hiszen a felelősséget nem egyedül kell elvinnie. Nagyon nehéz az adózónak megmagyarázni, még akkor is, ha kizárólag az ügyfélnek felróható módon került sor a jegyzőkönyvben megállapítottakra, hogy nem a könyvelő volt a hibás, hanem ő.