Egy tervezési folyamatban sosem a pénzügyi terv az első. Léteznie kell egy validált terméken/szolgáltatáson alapuló üzleti modellen, és egy üzleti stratégián alapuló üzleti tervnek. Ha tudod, mit, mikorra, és hogyan szeretnél elérni, akkor tudod számolni, hogy ehhez milyen erőforrások, többek között mennyi pénz kell. Csak így lehet reálisan bevételt, és költségeket tervezni.
Gyakori hiba, hogy bár ez az alapozás megvan, a vállalkozás működése nagyjából tervezett, készült egy stratégiai, és egy rövidebb távra szóló, a napi működést támogató operatív üzleti terv is. Viszont az egyes folyamatokhoz, időszakokhoz nincsenek pontosan definiált források, illetve ellenőrzési pontok, mérőszámok hozzárendelve. Ha ilyenek nincsenek, akkor a megvalósulást, illetve vállalkozásod működését sem mérni, sem pedig ellenőrizni nem tudod. 
Ha pedig nem méred, illetve ellenőrzöd ezeket, a gyakorlatban nem fogod tudni, nem fogod látni azt,hogy hol is tartasz a rövidebb, illetve hosszabb távra kitűzött üzleti céljaid megvalósításában.

Szintén gyakori eset, hogy készül egy pénzügyi terv, meghatározott számokkal, kitűzött pénzügyi jellegű célokkal, mutatókkal, ám ez a vállalkozás működésének alapos ismerete nélkül történik. 

Afféle gombot a kabáthoz módszer. Ezt a tervet ezért felülről próbálják a vállalkozásra ráerőltetni, a vállalkozás működését minden erővel a pénzügyi tervben lefektetettekhez igazítva. Ezzel a szemlélettel a cég működése, és eredményessége előbb-utóbb egészen biztosan sérülni fog. 
Ezért a tervezés sorrendje minden esetben az üzleti stratégia – üzleti modell – üzleti terv – pénzügyi terv legyen. Ha nem ez a sorrend, akkor az eredmény egy olyan pénzügyi terv lesz, ami nem valós bemeneti adatok alapján készült. Azaz nem lesz alkalmas arra, hogy valódi visszajelzést adjon az adott vállalkozás működéséről.tratégia

Mind rövid, mind pedig hosszú távra tervezz!

Egy vállalkozást általában nem 0-1 évre, hanem hosszabb időtávra tervezünk. Jó néhány olyan iparág van, ahol a befektetés megtérülése akár 5-6 évig is eltarthat. Azaz nem kerülhető meg a hosszú távú tervezés. Egy nulláról induló vállalkozásnál természetesen ez magasabb bizonytalansággal történik, mint abban az esetben, ha van mér 2-3 lezárt év, aminek az adatait alapul lehet venni a várható jövőbeni számokhoz.
Ha megfelelőek az alapok, egy hosszú távú tervnek illeszkednie kell a vállalkozás stratégiájához. Látni kell belőle, hogy a számok tükrözik-e azt, hogy a cég a hosszabb távú célok megvalósulása felé halad. 
A hosszabb időtáv mellé célszerű megtervezni a rövidebb időszakokra szóló, negyedéves, vagy akár havi szintű működést is. A vállalkozás napi szintű működésének a kontrolljához ugyanis rövidebb távra szóló tervre van szükség. Ennek szintén a hosszabb távú tervek megvalósulásának az irányába kell mutatnia, de rövidebb távon az azoktól való eltérés teljesen normális jelenség egy vállalkozás életében. Ezt a különböző, például szezonális hatások mellett okozhatják egyéb dolgok is. Beszállítói árváltozás, egy konkurens belépése a piacra, stb. Az üzleti terv többek között ezen váratlan helyzetek kezelésében is segít.
A tervezés filozófiája az legyen, hogy mindig a távlati célt, a big picture-t nézd, de közben nyugodtan vessz el a részletekben: a tervet nyugodtan darabold fel rövidebb távú, a napi működést is támogató részletekre.

Mindig határozd meg a tervezés célját!

Ahogy a komplett üzleti terved, így pénzügyi terved is többféle céllal készülhet Ez a cél lehet a napi használat, alapvetően saját magad tájékoztatására, vagy a hosszabbb távú (éves, 3 éves, vagy akár 5 éves) tervek méréséhez. Készíthetsz egy új termék, vagy szolgáltatás piaci bevezetéséhez. 
Ha hitelt akarsz felvenni, vagy üzlettársat, befektető keresel, ott is szükséged lesz pénzügyi tervre. Attól függően, hogy mire akarod használni, mire szánod, részben eltérő adattartalommal készítsd, és másmás mutatószámoknak kell látszani. 
Ha belső használatra, kontrolling célra is tervezel, ott olyan adatokat, számításokat tüntetsz fel, amelyek jelentős része üzleti titok, így egy ilyen terv értelemszerűen nem szerencsés, ha idegen kezekbe kerül. 

A lényeg: pénzügyi terved akkor válik hasznos eszközzé a kezedben, ha tudod, milyen célra készül, mire szeretnéd használni.   

Kerüld a túlzott optimizmust!

Vállalkozóként biztosan vannak céljaid, amiket el szeretnél érni. Vállalkozásodat többek között ezért csinálod. Céljaid között biztosan vannak anyagi természetűek is, így amikor a következő évekre tervezel, meghatározod, hogy lehetőleg mennyi eredményt szeretnél vállalkozásodból látni. Bár vállalkozóként érthető, hogy igyekszel optimista lenni (különben nem csinálnád ezt az egészet), ezért tervezésnél egy kicsit rózsaszínben látod a világot, de a saját érdekedben legalább az egyik lábad maradjon közben a földön.
Tény, hogy tervezni bármit lehet. Tény, hogy az Excel mindent elbír. Tény, hogy a tervezés végén jobban esik szép számokat látni. És az is tény, hogy ha ezek a számok a valóságtól, a valós lehetőségektől eltávolodnak, akkor ez nem terv lesz, csak egy álom. Az pedig nem igazán üzleti kategória. Sajnos nem egy vállalkozás végét jelentette már a túlzottan optimista tervezés: a valóságban a bevételek jelentősen elmaradtak a remélttől, míg a kiadások jóval magasabbak lettek. A tulajdonosoknak pedig nem volt eszközük a helyzet kezelésére.
Te ne ess bele ebbe a hibába. Ha év végén a tervezettnél jobbak a számok, annak örülünk, de mindig legyen egy B terv is, hiszen vállalkozás nincs kockázat nélkül, így mindig célszerű a váratlanra, adott esetben kedvezőtlen változásokra is felkészülni.
Ez pedig csak reális, tartalékkal is kalkuláló tervezéssel lehetséges.

Az árbevétel semmi! 

10-ből 9 cég általában az árbevételének a leírásával kezdi cégbemutatóját. Pedig nem az a legfontosabb adat. Hiába van bármekkora árbevételed, önmagában semmit nem jelent, nem lehet belőle következtetni egy cég működésének az eredményességére! Az árbevétel önmagában nézve kizárólag azt mondja meg, mennyi bevételed volt, semmi többet. Gyakorlatilag egyetlen következtetés lehet levonni belőle: mekkora egy vállalkozás mérete, és a tevékenység ismeretében az elegendő lehet-e a rentábilis működéshez.
A bevétel mellé mindig meg kell tervezned a hozzá tartozó kiadásaidat is! Hiszen a kettő különbözete, a profit lesz a tiéd. Ebből élsz, nem a bevételből. Alapvetően ez határozza meg a vállalkozásod értékét, és nem az árbevétel. Bár működni a bevételből tudsz, de megélni, és fejlődni csak az eredményből! 

Egy szolgáltatással foglalkozó cég éves nettó 2-300 milliós árbevétel mellett termelhet szép profitot. 

Egy hasonló méretű, kereskedelemmel foglalkozó cég tulajdonosa, mondjuk 15% haszonkulcs mellett ilyen árbevétel mellett simán lehet, hogy lehúzhatja a rolót: 200 milliós forgalom esetén marad 30 millió forint, amiből fent kell tartani a vállalkozást, adózni kell, fizetéseket adni, és persze lehetőleg év végén profitot felmutatni, hogy ne otthonról kelljen bevinni egy kis pénzt a cégbe. Ezért kell mindig a felmerülő költségeidet is vizsgálni! 

Üzleti terv nélkül nem létezik pénzügyi terv 

A pénzügyi tervedben található számaid csak akkor érnek valamit, abban az esetben támogatják vállalkozásod működését, ha azok kellően alapos előzetes adatgyűjtésre alapozott becslések nyomán alakultak ki. 
Enélkül pénzügyi terved nem lesz megalapozott. A találgatás szintjén marad meg, kevésbé finoman fogalmazva csak egy lufi lesz. Ezért minden esetben, mielőtt beírsz egy számot, mindig tedd fel a következő kérdéseket: ez miért ennyi? Honnan, miért gondolom, hogy ez ennyi lesz? Mire alapozva jött ki ez az érték? Ezekre a kérdéseidre a korábban tárgyalt üzleti tervezés során kellett, hogy választ kapjál. 
Ha már meglévő adatok birtokában tervezel, mindig figyeld a következő tervezési időszakot befolyásoló trendeket, várható változásokat, és nézd meg, ezek milyen hatással lehetnek a költségeidre, és így vállalkozásod eredményességére nézve. 
A mostani helyzetben ilyenek lehetnek az üzemanyagok, az energiaárak emelkedése, az emelkedő kamatok miatt a finanszírozási költségek drágulása, és a jelenleg éppen növekvő világpiaci kereslet miatt rengeteg alapanyag is megdrágult.

Költségeket tervezd felül, árbevételedet tervezd alul – 

Egy induló vállalkozás bevételét és kiadásait 100% pontossággal belőni szinte lehetetlen. Neked sem fog menni. A tervezésnél még működő vállalkozás esetén is mindig lesz valamennyi bizonytalanság. 
Ezért célszerű a 70/30 szabályt alkalmazni. Ez azt jelenti, hogy a tervezés végén, amit először csináltál, költségeidet szorozd meg 1,3-mal (ez 30 százalékos emelkedést jelent), bevételedet pedig 0,7-tel. Ha 100 egység bevétel mellett 50 egység költséget terveztél, akkor a szabályt alkalmazva 70 egyslg bevételed lesz, és 65 egység költséged. Láthatóan nem ideális helyzet, de van mozgástered. 
Azt javasoljuk, hogy ha az egyenleg még így, egy rosszabb forgatókönyv esetén is pozitív, csak akkor gondolkozz a folytatáson.

Szerezz bevételt minél hamarabb 

Induló vállalkozás esetén a létfontosságú a lehető leghamarabb elért pozitív cash-flow. induló vállalkozásodnak a bevétel olyan, mint a virágoknak a tavaszi eső. Minél előbb szükségük van rá, hogy fejlődni tudjanak. Akár csak vállalkozásod. Ezért a tervezés során vizsgáld meg, hogy több termék, vagy éppen célcsoport közül az indulást követően melyik lesz az, akinek a lehető leghamarabb tudsz úgy eladni, hogy azon már profitot is realizálsz. 
Így hamarabb jutsz el oda, hogy bevételedből tudsz tovább működni, immár saját cash-flowból tudsz finanszírozni, és nem a meglévő, saját tőkéd mennyisége apad. Ebben az esetben kevesebb ideig kell majd saját forrásból fedezned a kezdeti kiadásokat. 

Legyen tartalékod: ha 1000 forint tőkéd van, ne költsd el mindet fejben  

A tervezésnél ne csontozd ki magad, ne menj el a falig. Akár induló, akár működő céged van, sose tegyél be mindent egyszerre, számolj némi tartalékkal. 
Nem csak az induláshoz szükséges beruházások kerülnek pénzbe, hanem működésed első néhány hónapját is finanszírozni kell. Ilyenkor életbevágó lehet, hogy szükség esetén legyen hová nyúlni. 
Ezért minden esetben szerencsés, ha van legalább 3-6 havi működési tartalékod. Induló vállalkozóként ugyanis erősen korlátozottak a külső forráshoz való hozzájutásod lehetőségei, ezért eleinte ezekre inkább ne építs. Ha nagyobb értékű beruházást tervezel, és van rá lehetőség, akkor kezdd kisebb méretben, fokozatosan fejlődve, hogy mindig maradjon tőkéd a működésre is. 

Kockázatok vannak, lesznek, kezeld őket! 

Vállalkozás, üzlet nem létezik kockázat nélkül. Neked vállalkozóként ne a kockázatok minél erősebb kerülése, hanem azok minél jobb kezelése legyen a célod.
Minden kockázatnak van rövid, vagy hosszú távú pénzügyi hatása vállalkozásodra nézve. Megváltozhat a piac. Lehet, hogy csökkentened kell áraidat. Lehet, hogy egy beszállító árat emel. Lehet, hogy a tervezettnél többet kell hirdetésre költened. Tervezésnél ezekre is gondolj! 

Gyűjtsd össze a lehető legtöbb várható kockázatot, ami csak eszedbe jut. Majd rendezd őket sorrendbe bekövetkezésük valószínűsége szerint. Ezután gondolkozz el rajta, majd írd le, hogyan fogod kezelni őket. És minden esetben vizsgáld, hogy ez mibe kerül neked. 

Az ideálisnak vélt mellé mindig készíts egy-két pesszimistább forgatókönyvet is. Számold ki, mit jelent a megemelkedett költségszint, vagy az, ha bevételed kevesebb lesz. Főleg a cash-flowdra gyakorolt hatását vizsgáld, azt, hogy bizniszed működésének a finanszírozása így is zökkenőmentesen biztosított legyen.

Pénzügyi terved nem a fióknak készül! Használd! 

Készíts bármilyen célra is pénzügyi tervet, azt biztosan nem az asztalfióknak csináltad. Egy jó pénzügyi terv rendkívül hatékony eszköz ahhoz, hogy nyomon tudd követni azt, hogy a megvalósítás anyagilag hogy áll a tervezetthez képest. 
Időről-időre vedd elő, ellenőrizd le, hogy állsz. Ellenőrizd mind a rövid, mind a hosszabb távú célok megvalósulását. A terv mellé csinálj egy „tény” táblázatot is, ahová a valós kiadásaidat, és bevételeidet rögzíted. Ez rengeteget segít majd a jövőbeni tervezésnél. Minél pontosabban tervezel, a jövőben annál jobb üzleti döntéseket tudsz hozni. Ezekkel pedig több pénzt keresel majd. 

Vuray György