A konferencia programja rendszerint kötött, anyaga meghatározott, a részvételhez meghívó szükséges. A szakmai konferencia lehet: belföldi és nemzetközi. Nagy horderejű nemzetközi konferenciáknál elismert politikus (miniszter, államtitkár, polgármester) személyében védnököt is választanak a rendezvény súlyának emelése céljából.
A céges rendezvényektől eltérően a konferencia pénzügyi forrása sokszínű: lehet saját pénzeszköz, szponzori támogatás, résztvevői befizetések, pályázati pénz. A pénzügyi forrásoknak nem az adózás, hanem az elszámolás miatt van jelentősége.

A költségstruktúrájuk összetettsége miatt külön gondolkodást igényelnek a szakmai, olykor nemzetközi konferenciák. Az egyik elsők között eldöntendő kérdés ebben a körben, hogy valóban indokolt-e a témára, az esemény jellegére is tekintettel a külföldi konferencia, az azon való részvétel, s az milyen összefüggést mutat a társaság tevékenységével. Például egy nemzetközi adószakértői konferencián való részvétel akár indokolt lehet, viszont mondjuk a magyar számviteli törvény változásairól külföldi konferencia keretében történő értekezés már nem az. Ugyancsak indokolt lehet a külföldi (akár nagyon távoli) helyszín is, ha a vállalkozás tevékenysége a szállodai szolgáltatásra, üdültetésre, vendéglátásra irányul. Nem indokolt a külföldi helyszín azonban, ha a tevékenység bérszámfejtés.

Amennyiben az indokoltság nem támasztható alá, akkor a szállás, illetve az utazás költségeinek megtérítése sem adómentes. Magáncélú utazásnak minősíthető. Az ellátás költségei a konkrét juttatás formájától függően, a jogviszonynak megfelelően adóznak, vagy a Szja tv. 70. §-a alapján azonos feltéttelek mellett nyújtott juttatásnak minősülnek. Amennyiben a dolog indokoltnak tekinthető, akkor az általános adózási szabályokat kell alkalmazni.

A konferenciákat megfelelő színvonalon kell megszervezni és lebonyolítani annak érdekében, hogy a meghívottak pozitív benyomást szerezzenek a konferenciát rendezőről. Ennek pedig elég strukturált költségvonzata lehet, bár a költségelemek konferenciánként eltérnek. A legtipikusabb költségek:

• a konferencia díja,
• az utazási-közlekedési költségek,
• a szállásköltségek
• a vendéglátás költségei,
• a kapcsolódó szabadidős programok,
• a rendezvény helyszínével kapcsolatos költségek (technikai eszközökkel együtt),
• hostessek, hostok, tolmácsok költségei,
• előadók tiszteletdíja,
• promóciós anyagok,
• konferencia ajándékok.

A fenti költségek finanszírozása terhelheti: a konferencia szervezőjét, a konferencia résztvevőjét delegáló intézményt, valamint osztott költségviselés is lehetséges. 

A költségviselés mikéntje befolyást gyakorol arra, hogy az Szja tv. mely szabálya kerül alkalmazására, ugyanis a szakmai konferenciák egyes költségei minősülhetnek adómentes hivatali, üzleti út költségének, reprezentációs költségnek és egyes meghatározott juttatásnak is.

Szállásköltség konferenciák esetén

A konferencia szervezőinek, vendégeinek, előadóinak elszállásolása történhet a szervező saját tulajdonú ingatlanaiban (ez lehet pl. egy kollégium, vendégház, üdülő stb.). Ebben az esetben nem szabad elfeledkezni arról, hogy ezen személyek miatt megjelenhet az idegenforgalmi adó. A helyi adókról szóló 1990. évi C. törvény 30. § (1) bekezdés a) pontja értelmében idegenforgalmi adót kell fizetnie annak a magánszemélynek, aki nem állandó lakosként az önkormányzat illetékességi területén legalább egy vendégéjszakát eltölt. Feltételezve, hogy az idegenforgalmi adó kivetésre került. Az adó beszedéséről a konferencia szervezőnek kell gondoskodnia.

A résztvevők elszállásolásának tipikus esete a szállodai szolgáltatás igénybevétele. Természetesen a szállásdíj már önmagában többféle szolgáltatást takarhat (pl. uszodahasználat, szauna, jégkabin, sportpálya stb.). A szállásdíjat fizetheti a lebonyolító (erre nagyon ritkán kerül sor), illetve a vendéget küldő költségvetési szerv. Előbbi esetben a szállásdíj költségként elszámolható, az áfája levonásba helyezhető, utóbbi esetben a kiküldetési költségeknek megfelelően kell eljárni. Amennyiben a szálloda külföldön található, akkor az adott ország áfájával terhelt számla kerül kiállításra. Ezt az áfát levonásba helyezni nem lehet. A szállásdíjon felüli – számlában külön szolgáltatásként feltüntetett – szabadidős szolgáltatások egyes meghatározott juttatásként adóztatandók, továbbá áfájukat levonásba helyezni nem lehet.

Szja tv. 7. § (1) q) pontja alapján a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértékét adóalapba nem tartozó tételként kell kezelni.

A konferencia étkezési költségei

A szakmai konferenciák igen eltérő színvonalúak. Az étkezést tekintve előfordulhat: kerekasztalos díszétkezés, svédasztalos étkezés, klasszikus ebéd, vacsora, munkaétkezés, fogadás, koktélparti, garden party stb. Természetesen mindegyiknek más a célja, kivitelezése és költségvonzata. 

Az adózás szempontjából az étkezés kivitelezése, annak tartalma érdektelen. Az étkezés költségeit a költségviselő személye alapján kell megítélni.

• Amennyiben az étkezés költségeit a résztvevő magánszemély viseli, akkor adózási kérdés nem merül fel.
• Ha a szakmai konferenciákon biztosított étkezés költségét a küldő viseli, akkor az Szja tv. 70. § (1) bekezdés a) pontja szerinti hivatali-, üzleti úthoz kapcsolódó, adóköteles juttatásnak minősül. Az Áfa tv. 124. § (1) bekezdés k) pontja alapján az étel-ital előzetesen felszámított áfáját levonásba helyezni nem lehet.
• Az is előfordulhat, hogy a vendéglátás költségeit a szervező fél viseli (pl. szünetbeli kávé, apró sütemény, szendvics, svédasztal). Ebben az esetben a vendéglátás költsége az Szja tv. 3. § 26. pontja értelmében az eseményt rendező kifizető által nyújtott reprezentációnak minősül. Az Szja tv. 70.?§ (2) bekezdése értelmében Amennyiben a szakmai rendezvény kapcsán az ebédre, vacsorára nem a rendezvény helyszínén, hanem egy vendéglátóhelyen kerül sor, akkor viszont az éttermi vacsorához bérelt különterem díja is a reprezentációs költség részét képezi. 

Ha az igénybevett vendéglátó-ipari szolgáltatást az adózó továbbszámlázza a résztvevőnek, akkor megvalósul a továbbértékesítés, a kimenő számlában fizetendő áfát állapít meg és így a bejövő számla áfája levonható. Külföldi helyszínű szakmai konferencia esetén az étkezési szolgáltatás teljesítési helye az étterem elhelyezkedésének országa lesz. Ezen ország áfája felszámításra kerül, viszont azt az áfát továbbszámlázás esetén sem lehet levonásba helyezni.

Kapcsolódó szabadidős programok

A kapcsolódó szabadidős programok adójogi megítélése azon múlik, hogy a konferencia részvételi díja tartalmazza vagy nem tartalmazza a szabadidős programok (pl. városnézés, színházi előadás) költségeit vagy sem. Amennyiben ezek a szolgáltatások a számlában külön kimutatásra kerülnek, akkor az Szja tv. szerinti egyes meghatározott juttatásnak minősülnek. Amennyiben nincs külön kimutatás, akkor reprezentációként kezelendő és a konferenciát nyújtó fél fizeti a közterheket.

A konferencia helyszíne

Az ülésezés helyszíne mindig gondos kiválasztás eredménye, hiszen a környezet és a berendezés jelentősen befolyásolja a konferencia eredményességét. Lehetőségek: szálloda, konferenciaközpont, vendéglátóhely, múzeum, saját helyszín stb. A helyszín megválasztásánál elsősorban az esemény rangja a döntő. A saját tulajdonú ingatlanok esetében felmerülő rezsi-, takarítási és egyéb felmerülő költség elszámolása az általános költség elszámolási szabályoknak megfelelően történik. 

Szakmai rendezvény költségeként számolható el a szakmai programok helyéül szolgáló épület, terem bérleti díja. 

Ugyanígy elszámolható a dekoráció, a berendezés költsége, az installációk, kiállítási táblák gyártási, kihelyezési költségei, a meghívók, a sajtószolgálat, promóciós anyagok, fotók, videók, referencia dossziék költségei is.

A szakmai konferenciák különféle technikai eszközök alkalmazását is megkövetelik. Ilyen eszközök lehetnek: diavetítő, írásvetítő, magnetofon, képmagnó, videó lejátszó, filmvetítő, projektor, hangosító, tolmácsoló berendezések stb. Ezeket az eszközöket vagy a szervező biztosítja, vagy bérli azokat. Az eszközök bérleti díja áfás. Szakmai rendezvény költségeként számolható el a szakmai programokat segítő a technikai háttér biztosítása. Az áfa levonásba helyezését az Áfa tv. nem tiltja.

Abban az esetben, ha a rendezvényhez kapcsolódó vendéglátáshoz, egyéb szabadidős programhoz külön terem bérlésére kerül sor, akkor az már reprezentációs költségnek minősül.

A saját dolgozók miatt felmerült költségek

A szakmai konferenciákon a saját munkavállalók is részt vehetnek. A jelenlétük kétféle lehet:

• szakmai konferencia előadójaként (vendégként)
• a szakmai konferencia lebonyolításában résztvevőként.

Amikor a saját dolgozó vendégként vesz részt egy konferencián, akkor a felmerülő költségeit (pl. szállás, utazás, ajándék, szabadidős programok) ugyanúgy kell elbírálni, mintha nem saját dolgozó, hanem vendég lenne.

A lebonyolításban segítő munkavállalók szállás, utazási költségeit kiküldetési költségként kell elszámolni.

Sándorné Új Éva