Korábbi írásaimban olyan sok témát említettem, ami valamilyen módon kapcsolódik egy rendelőben a digitalizációhoz, hogy most úgy döntöttem, ezzel kapcsolatban készítem írásomat.

A munkám során folyamatosan technikai eszközöket, szoftvereket használok, és hosszú évek óta látom és tapasztalom ennek hasznát és előnyét.
Amit korábban füzetben vagy jobb esetben Excelben vezettünk, az most bekerülhet egy olyan programba, ahol komplexen tudunk kezelni minden adatot egy páciens esetében.

Ezek az adatok nem vesznek el, bármikor visszakereshetőek, szűrhetőek és rendszerezhetőek.  

De nézzük tételesen, hogy miről is beszélhetünk egy komplex szoftver esetében!

Azt már az elején muszáj leszögezni, hogy bizonyos jogszabályi előírások következtében most már elkerülhetetlen, hogy egy praxis ne használjon valamilyen rendszert. 2020-ban mind az online számlázás, mind pedig ez EESZT használata kötelezővé lett téve valamennyi állami és magán egészségügyi szolgáltatónak, tehát nem kerülhető meg a szoftverek használata.

Nagyon jól tudom, hogy sokan – főleg az idősebb korosztály – idegenkedtek ezektől a számítógépes kütyüktől, de az én meglátásom a mai napig az, hogy ha megfelelő oldalról nézzük a dolgot, akkor ez sokkal több előnnyel jár, mint hátránnyal. Csak nem szabad elfelejtenünk, hogy a pohár félig tele van, nem pedig félig üres.

Egy szoftver bevezetésénél és későbbi használatánál a legnagyobb problémának azt tartom, hogy nem hagyunk elég időt a kollégáknak megszokni az új rendszert, és a betanításról sem gondoskodunk kellőképpen. Pedig ha az elején erre rászánjuk a kellő időt, akkor az a következőkben sokszorosan megtérül, és óriási előnyökhöz juttathatja a praxist sok területen. Gondolok itt legfőképpen a páciensek sales szempontból történő kezelésére, az árajánlatok készítésére, nyomonkövetésére, a nagy értékű komplex kezelések lebonyolítására, de mindezeket kicsit később részletesen kibontom.

Legegyszerűbb talán egy páciens életúton keresztül megnézni, hogy mi mindenre tudjuk használni a megfelelően felparaméterezett rendszert.

1)    Időpontfoglalás

Egy páciens bejelentkezésekor az első és legfontosabb feladat, hogy időpontot tudjunk neki foglalni, melyet egy olyan felületen tudunk megtenni, ami bárhol, bármikor – természetesen hozzáférés birtokában – elérhető, módosítható, és nem utolsósorban átlátható. Gondoljunk bele, hogy mekkora könnyebbség, hogy nem kell bemenni a rendelőben megnézni a ceruzával és tollal ezerszer átírt, papír alapú naptárt egy-egy információért.
Mindezek mellett a naptárban rengeteg egyéb megjegyzés, információ is jelölhető, ami segíti a recepciós kollégát, amikor megérkezik a páciens. És mindjárt adódik is a következő feladat, melyet szintén a rendszerben rögzítünk.

2)    A páciens adatainak felvétele

A recepciós kolléga miután kitöltette az anamnézis lapot a pácienssel, az alapján azonnal fel tudja venni a rendszerbe az ott szereplő adatokat, illetve be tudja scennelni, és az aláírt példányt tárolni. Továbbá a páciensről készült korábbi röntgen felvételeit, illetve leleteit is ebben a fázisban rögzíthetjük a rendszerben. Az EESZT megjelenésével ezeknek egyre kisebb jelentősége lett/lesz, de a rendszer tökéletesen alkalmas erre, és én a magam részéről támogatom ezt a megoldást. A központi (EESZT) rendszerből sokszor nehéz kinyerni az adatokat, így viszont minden praxis a saját, azonnali hozzáférhetőséget biztosító programjában láthat mindent.  Fontos megjegyezni, hogy a legtöbb fejlesztő cég törekszik úgy kialakítani a szoftverét, hogy a praxis papírmentessé váljon, de ennek 100%-os megvalósítása még várat magára nyilván egy kis ideig. Amint ez megvalósul, az egész folyamat leegyszerűsödik, és kizárólag online felületek egymás közötti kommunikációja lesz, még tovább könnyítve a dolgokat.

3)    A kezelés adatainak rögzítése

Minden funkció közül talán a legfontosabb résznek ez tekinthető – természetesen a többit sem alábecsülve, hiszen minden összefüggésben van mindennel –, melynek használata nagyban befolyásolja a vállalkozás anyagi helyzetét is.
Ebben a fázisban történik meg az állapotfelmérés során egy kezdő státusz felvétele, melyből kiindulva a továbbiak folyamán a páciens megkapja a jövőbeni kezelési tervét. Ez tartalmazza a teljes kezelés ütemezését és költségvonzatát is, ami alapján eldöntheti, hogy vállalja-e vagy sem a folyamatot. Roppant nagy jelentősége van annak, hogy a kezelőorvos pontosan mérje fel a lehetőségeket, több alternatívát is felajánljon, ezeket pontosan elmagyarázza a páciensnek, majd pedig a megfelelő nyomonkövetést – ez már kicsit sales tevékenység – elvégezze a praxis annak érdekében, hogy a kiadott ajánlatok minél nagyobb hányadából legyen megvalósult kezelés.
Erre még mindig nagyon kevés hangsúlyt fektetnek a rendelők, és az látszik, hogy ahol egyáltalán készülnek kezelési tervek, ott is nagyon alacsony a megvalósulási arány, ami legtöbb esetben az utókövetés hiányából adódik.  

A rendszerek többsége pedig maximálisan támogatja ezt, hiszen látható, hogy minden szükséges adat (rtg, ct, leletek) megfelelően rendszerezve tárolható, státusz felvehető, kezelési terv készíthető, nyomonkövetés beállítható. Mindezekhez már csak azt az emberi tényezőt kell hozzátennünk, aki ezt koordinálja, neki pedig minden segítséget megadni ahhoz, megfelelő oktatást nyújtani, szükséges információkat átadni, hogy kiválóan végezhesse a munkáját.

A szükséges energiabefektetés elenyésző ahhoz képest, amilyen előnyökkel – pénzben mérhető értékkel – jár a rendszer ilyen formában történő használata. És ha a páciens egyszer már belépett az ajtón, akkor egyrészt nyújtsunk számára professzionális kiszolgálást, másrészt ne engedjük, hogy más szolgáltatóhoz is betérjen, és véletlenül ott maradjon.

A szoftverek támogatják ezt a fajta működést, már csak az szükséges, hogy a praxisok is magukévá tegyék ezt a típusú gondolkodásmódot, kialakítsák a megfelelő működési protokollokat és a feladathoz rendeljék a megfelelő embert.

4)    EESZT-jelentések

Tavaly kötelezővé vált az egészségügyi kezelések EESZT-be történő lejelentése mind az állami, mind pedig a magánszektorban tevékenykedő valamennyi szolgáltatónak. Ennek kezelése igen egyszerű szoftveres formában, hiszen a rendszerhez történő csatlakozást követően egy pár perces művelettel aktiválható a szoftver ezen része. Ezt követően egy kattintással kerül be minden a központi rendszerbe, természetesen abban az esetben, ha minden adatot helyesen töltöttünk.

5)    Számlázás

A számlaadási kötelezettség nem újkeletű dolog, viszont 2020. július 01-től nagyban szigorodott a számlák NAV felé történő lejelentési kötelezettsége. Ez szinte szükségszerűvé tette, hogy mindenki átálljon valamilyen számlázó programra, ami automatikusan beküldi a kiállított számlát a NAV rendszerébe. A legtöbb egészségügyi szoftver képes kezelni ezt a feladatot, és a beállítása is nagyon egyszerű, vagyis nem igényel nagy szaktudást, és nem kell mellette külön számlázó programot használni. És mint tudjuk, ez nem opcionális, hanem kötelezően választandó funkció.

6)    Pénzügyi, teljesítmény riportok

Az általam oly sokat emlegetett tudatos pénzügyi magatartás alapját az adja, hogy olyan kimutatást vezetünk, amely teljes egészében láttatja a vállalkozás pénzügyi teljesítményét és eredményét. Ebbe beletartozik valamennyi költség és bevétel tétel, ami az adott tevékenység kapcsán felmerült, és befolyásolta a kapott végeredményt.
A szoftverek többségéből igen sok riport lehúzható, mely hasznos adatot szolgáltat a teljes egész elkészítéséhez, továbbá segítheti a munkát olyan esetekben is, mint az orvos elszámolások, székidő kihasználtság, pénztári nyomonkövetés, raktárkészlet kimutatása, és a folyamatos fejlesztéseknek köszönhetően egyre több dolog válik elérhetővé riport szinten.
Rengeteg időt és energiát takaríthatunk meg azzal, ha ezeket a funkciókat tudatosan használjuk, az ehhez szükséges információkat mindig betöltjük a rendszerbe, és nem utolsósorban segítjük a kollégák betanulását ezek szakszerű használatára.

A fent felsoroltakon kívül még számtalan hasznos funkciója létezik egy-egy szakmaspecifikus szoftvernek, most igyekeztem csak a legfontosabbakat megemlíteni.
Mivel segítik, támogatják a munkánkat, merjük őket bátran használni, és fektessünk kellő időt a funkcióik elsajátításába!

Ha a fentiekkel kapcsolatban bármilyen kérdése felmerülne, kérem, bátran keressen az alábbi elérhetőségen.

Korpai Erika
Praxismenedzser