Az áru mozgatása az áru sérülésével járhat. Az ital nagykereskedések esetében további nehézséget jelent, hogy az italok rekeszekben vannak, a rekeszekből pedig olykor hiányoznak üvegek. A hiányt okozhatja az átvétel felületessége, azonban figyelemmel kell lenni arra is, hogy a rekeszek nagy tételben kerülnek átvételre, így a rekeszek darabonkénti ellenőrzésére nem minden esetben van lehetőség. A leltárhiányt esetünkben lényegesen befolyásoló tényező a kezeléssel járó veszteség, mivel természetes mennyiségi csökkenés nem létezhet.  Viszont felmerül a kérdés, hogy lehetséges –e meghatározott, elfogadott mértékű káló, vagy más néven kezelési veszteség. 

A leltározás a valós helyzet felmérése egy meghatározott módon, meghatározott időpontra elvégzett tevékenység, amelynek célja a vállalkozó vagyonának számbavétele. A leltár tehát egy olyan részletes kimutatás, amely a vállalkozó eszközeit és az eszközök forrásait tételesen egy adott időpontra vonatkozóan, mennyiségben és értékben tartalmazza. A leltár a mérleg alapdokumentuma, egy olyan okmány (dokumentum), amely a leltározás (leltárfelvétel), valamint a leltárértékelés végeredményeként alakul ki. A mérlegnek és a leltárnak vannak egyező és eltérő ismérvei.

A mérleg és a leltár egyező ismérvei:
– mindkét számviteli dokumentum adott időpontra vonatkozik,
– mindkét számviteli dokumentum teljes körűségre törekszik,
– mindkét számviteli dokumentum valódiságát a vállalkozás felelős vezetőjének aláírásával kell igazolni.

A mérleg és a leltár eltérő ismérvei:
– a mérleg csak értékbeli adatokat tartalmaz, a leltár mennyiségi és értékadatokat is,
– a mérleg tagolását Számviteli törvény írja elő, a leltárban szereplő tételek sorrendjére nincs előírás.

A Számviteli törvény nem is magáról a leltárról, hanem a leltárkészítési kötelezettségről rendelkezik a következők szerint: a könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani, és a Számviteli törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben.

A Számviteli törvény csak a leltárkészítési kötelezettséget és a leltárkészítés módjait írja le, de nem szól a leltárkészítés részletes szabályairól. Ezért a leltárkészítés részletes szabályait a vállalkozónak kell meghatároznia, amely szabályozást a vállalkozónak a számviteli politikájába illeszkedően kell elkészíteni, mivel a Számviteli törvény előírja, hogy a számviteli politika keretében el kell készíteni az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatát.

A számviteli politikában a leltárral, leltárkészítéssel kapcsolatban (alapvetően) a következő döntéseket kell meghozni:
– döntés az eszközök nyilvántartási módjáról: folyamatosan nem vezet (mennyiségi és érték) nyilvántartást, folyamatosan vezet mennyiségi (analitikus) nyilvántartást, folyamatosan vezet mennyiségi és értéknyilvántartást,
– döntés a leltárkészítés módjáról (a nyilvántartási módokhoz igazodóan): mennyiségi felvétellel, egyeztetéssel,
– döntés a leltárkészítés időpontjáról, gyakorlatáról: mennyiségi felvétel esetén fordulónapi leltár, egyeztetések alapján készülő leltár esetén a vállalkozó döntése szerinti időpont,
– döntés a leltárkészítés felelőseiről, a leltárkészítéssel, a leltáreltérésekkel kapcsolatos felelősségérvényesítés szabályairól.

A számviteli politika keretében el kell készíteni az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatát, amely összhangban kell, hogy legyen más, a számviteli politika keretében elkészítendő szabályzattal, így: az eszközök és források értékelési szabályzatával, az önköltség-számítási szabályzattal, a selejtezési szabályzattal, a számlarenddel és a bizonylati renddel. A leírtak alapján a leltározás során a leltárfelvételi íveken, a vállalkozó előzetes döntése szerint (vagy mellé adott listákon) a könyv szerinti mennyiségeket minden további nélkül fel lehet tüntetni. A vállalkozónak az erre vonatkozó döntését a leltárkészítési és leltározási szabályzatában is rögzítenie kell.

Káló (megengedett leltárhiány) kimutatása

A számviteli alapelveknek megfelelően folyamatosan vezetett mennyiségi (és értékbeni) nyilvántartás esetében van arra lehetőség, hogy a mennyiségi felvétellel a leltárba kerülő adatok a mennyiségi nyilvántartás adataival összevethetők, összehasonlíthatók legyenek, és a nyilvántartás (könyv) szerinti adatok és a leltárba bekerült adatok eltérése megállapítható legyen. Leltárhiányról akkor beszélünk, ha a könyv szerinti mennyiség több mint a tényleges leltározás során megtalált mennyiség. A leltárhiányon belül indokolt lehet kálót meghatározni azon készletelemeknél, melyeknél a hiány a raktáros tevékenységétől függetlenül bekövetkezhet (beszárad, elpárolog, elszóródik stb.). Ha nem mutatható ki leltárhiány (mert nincs mennyiségi nyilvántartás), akkor káló sem, azaz megengedett leltárhiány sem lehet. A kálót egyébként ugyanúgy kell elszámolni, mint a leltárhiányt. 
A káló készletelemenkénti előre történő meghatározásának elsősorban a raktáros, a bolti eladó elszámoltatásánál van értelme.
Az ital nagykereskedés esetében tehát kálóról nem beszélhetünk, de leltárhiány képződhet a raktáros tevékenységétől függetlenül. Ezért kell a belső leltározási szabályzatban rögzíteni mindazon eseteket, amelyeknél a raktáros nem tartozik felelősséggel.

A leltározási tevékenység során a leltárhiányt könyvelni kell. A leltárhiány mértéke különböző nagyságrendű, néhány tíz ezer forinttól, akár több százezer forintig is terjedhet. A leltárhiányként könyvelt termékek nem értékesíthetőek, de az ezek beszerzésekor az általános forgalmi adó levonásra került. Kérdésként merül fel, hogy a leltárhiányként elszámolt áru a vállalkozásból történő kivonásnak minősül-e, és a levont áfát vissza kell-e fizetni? 
Amennyiben a leltárhiány esetében nem kerül sor kártérítés megállapítására, akkor a leltárhiány alapján az áfatörvény (2007. évi CXXVII. törvény) 11. § (1) bekezdése az irányadó. A hivatkozott jogszabályhely értelmében a leltárhiány megvalósította ellenérték fejében teljesített termékértékesítést. Ennek minősül az is, ha az adóalany a terméket vállalkozásából véglegesen kivonva, azt saját vagy alkalmazottai magánszükségleteinek kielégítésére vagy általában, vállalkozástól idegen célok elérésére ingyenesen felhasználja, illetőleg azt ingyenesen átengedi, feltéve, hogy a termék vagy annak alkotórészeinek szerzéséhez kapcsolódóan az adóalanyt egészben vagy részben adólevonási jog illette meg. Ebből következően a leltárhiány után amennyiben a készlethez kapcsolódott áfa levonásra került, akkor az adózónak a leltárhiány után áfát kell fizetnie.

Szerződés alapján az ital nagykereskedés működtet olyan telephelyeket, ahol az árukészletet a nagyker biztosítja, de a raktározást, kiszállítást nagyker nevében más vállalkozás végzi. Szerződéses jogviszony alapján a készleteltérés mértékét (leltárhiányt) a vállalkozónak meg kell téríteni. Kérdésként merül fel, hogy értékesítésnek vagy kártérítésnek minősül a leltárhiány szerződés alapján történő megtérítése? Kell-e erről az ügyletről számlát kiállítani, milyen jogcímen, és a számlában milyen adótartalmat kell feltüntetni?
Ha a létező készlethiányt a beszállító vállalkozó a szerződéses jogviszony alapján megtérítette (mert pl. a tényleges hiányt pótolta) akkor nincs további teendő, a beszállító eleget tett a szerződéses kötelezettségének. Amennyiben viszont a hiány létezik, akkor a szerződés alapján a vevőnek kártérítés jár. A kártérítést nem lehet számlázni, mert az nem minősül termékértékesítésnek vagy szolgáltatásnyújtásnak ebből adódóan áfa fizetése fel sem merülhet. A kártérítésről viszont számviteli bizonylatot kell felvenni, amelynek alapján történik a tényleges kár rendezése. 
Könyvelni csak a szabályszerűen kiállított bizonylat alapján lehetséges, mely bizonylat szabályszerű akkor, amennyiben az adott gazdasági eseményre vonatkoztatva a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, valamint megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek. A számla (és adott esetben a magánhasználat kiszámlázása is) tartalmazza a valóságban is megtörtént gazdasági esemény tartalmának megjelölését, a gazdasági mennyiségi és értékbeli adatait.
A kártérítésre vonatkozó alapdokumentum így a Számviteli törvény szerinti számviteli bizonylat lesz, a Számviteli törvény 166. § (1) bekezdése valamint az

Áfa törvény 165. § (1) bekezdés a) pont) alapján.

Az elszámolási hibára visszavezethető leltárhiányok pedig az eladott áruk beszerzési értékét (ELÁBÉ) növelik, míg az elszámolási hibából adódó leltártöbbletek csökkentik. A leltári többletek a piaci értéken a felhasználásukig, vagy az értékesítésükig időbelileg el kell határolni.

Leipán Tibor