Mi az elektronikus számla?

Az áfatörvény alapján elektronikus számla olyan dokumentum, mely tartalmazza a jogszabály által előírt adatokat (áfatörvény 169. §) és elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.
A hatályos szabályozás alapján két időpillanatban kell megvizsgálnunk a dokumentumot: elküldéskor és befogadáskor. Amennyiben a két időpillanatban elektronikus dokumentumot látunk, akkor ettől az időponttól elektronikus számlázásnak minősül a számlázási megoldás.
A definíció alapján például egy elektronikus aláírás és időbélyeg nélkül e-mail-ben elküldött PDF -dokumentum is elektronikus számlának minősül. Ugyanakkor olyan elektronikus számlának, mely nem felel meg a jogszabályi követelményeknek. A jogszabály három alapkövetelményt említ meg, melyet minden elektronikus számlának teljesítenie kell:
    eredet hitelessége: a számla kiállítójának, kiállításra kötelezettjének a beazonosítását jelenti,
    adattartalom sértetlensége: a számla adattartalma nem változhat meg a számla előállításától a megőrzési idő végéig,
    olvashatóság biztosítása: a számlának a megőrzési idő végéig értelmezhetőnek, olvashatónak kell maradnia.
A PDF dokumentum az eredet hitelességét és az olvashatóság biztosítását ebben az esetben még tudja teljesíteni, ugyanakkor az adattartalom sértetlenségét vizsgálva már nem lesz tökéletes megoldás. Mindenfajta védelem nélküli PDF dokumentum ugyanolyan könnyen szerkeszthető, mintha egy Word dokumentum lenne, csak a megfelelő programot kell hozzá megtalálnunk.

Elektronikus számla kiállítása

Elöljáróban fontos kiemelni, hogy elektronikus számlát nem lehet mindenkinek és minden gazdasági esemény esetében kiállítani. A számla befogadójának hozzájárulása szükséges az elektronikus számlázáshoz. Ez a hozzájárulás megtörténhet írásban, szóban, ráutaló magatartás formájában is. Ez utóbbinak tekinthető, ha a számla befogadója befogadja az elektronikus számlát, nem emel ellene kifogást.
A jelenleg legelterjedtebb elektronikus számlázási módszerek a PKI (elektronikus aláírással ellátott számla) és az EDI (zárt adatcsere rendszer) technológiáját alkalmazzák. Ezek a rendszerek alapvetően eltérő számlázási megoldásokat jelentenek. Az egyetlen közös pont a kettőben, hogy mindkettő olyan elektronikus dokumentumot állít elő, amely megfelel a jogszabályi feltételeknek.

Elektronikus aláírással ellátott számla

Az elektronikus számla adattartalmának sértetlenségét, eredetének hitelességét az elektronikus aláírás technológiája garantálja. Amennyiben egy elektronikus dokumentumot ellátunk egy fokozott biztonságú elektronikus aláírással, akkor az aláírást követően a dokumentum adattartalmában történt bármilyen mértékű módosítás arra az eredményre fog vezetni, hogy a dokumentum nem megy át az elektronikus aláírás ellenőrzésen. Ez utóbbi folyamat a gyakorlatban egy adatállomány megnyitását jelenti. Amennyiben például egy PDF formátumban készült, elektronikus aláírással ellátott számlát egy PDF olvasóval megnyitunk, akkor a háttérben lefut az elektronikus aláírás ellenőrzése, melynek eredményét egy üzenet formájában ismerjük meg.

Az elektronikus aláírás elsősorban biztonságot szolgáló technológia, nem teljesen egyenértékű egy papíralapú számla aláírásával. Többlettulajdonsága éppen az elektronikus számlázásnál az egyik alapkövetelmény, az adattartalom sértetlenségének garantálását jelenti.
Az elektronikus aláírás mellett elsősorban – a később ismertetendő – archiválási rendelet miatt időbélyeggel is el szokták látni a kiállítók a számlát. Az időbélyeg lényegében egy speciális elektronikus aláírás, melyet a hitelesítésszolgáltató bocsájt ki. A specialitása abból adódik, hogy amíg az elektronikus aláírás egy operációs rendszerdátumot ad meg dátumként, addig az időbélyeg egy nagy pontosságú időadat. Lényegében azt a célt szolgálja, hogy pontosan megállapítható legyen, mely időpontban létezett legkorábban az adott adatállomány.

A legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást és időbélyegzést követően a számla kiállítójának következő feladatát a számla megküldése jelenti. Erre vonatkozóan nincs jogszabályi előírás. A számlát megküldheti e-mail-en, feltöltheti egy fájlszerverre, de kialakíthat egy komplex ügyfélportált is. Attól az időponttól kezdve, hogy a számla a befogadó rendelkezésére állhat, a számla kiállítottnak minősül.

EDI rendszerben kiállított számla

Az EDI rendszer egy teljesen más környezetbe visz el bennünket. Míg a PKI rendszernél megjelenik általában a számla képe, melyet bárki tud értelmezni, addig az EDI rendszernek ez nem alapkövetelménye. Lényegében szerverek közötti kommunikációról beszélünk.

Az EDI rendszer egy olyan különleges adatkapcsolatot jelent, melyben két vállalatirányítási rendszer úgy kommunikál egymással, hogy a küldött és a fogadott adatok hitelesek maradnak. Ebben az esetben nem az egy-egy számlán elhelyezett biztonsági elem a rendszer központi része, hanem a kommunikáció biztonsága, sértetlensége.

A megfelelő adatkapcsolat kialakítása jelentős informatikai beruházást von maga után. Ezért jellemzően nagyvállalati körben kerül sor a használatára, ahol a költséghatékonyságot a nagy mennyiségű számlamozgás jelenti. Ugyanakkor az EDI rendszer nem kizárólag a nagyvállalatok sajátja. Egy közepes méretű vagy akár egy kisvállalat is tud csatlakozni a rendszerhez, nem szükséges a teljes infrastruktúrát saját magának kialakítania. Ez utóbbival megbízhat egy számlázási szolgáltatót is, mely szolgáltató üzemelteti az EDI rendszert. A vállalkozásnak azt kell tudnia „csupán” biztosítania, hogy a számlaadatokat megfelelő módon megküldje számlázási szolgáltatójának.

Elektronikus számla befogadása

Az elektronikus számlázásnak nemcsak a kibocsátása, hanem a befogadása is felvet kérdéseket, sokszor nagy kihívás elé állítja a számla befogadóját. Minden esetben a számla befogadójának a feladata kialakítani olyan belső ügyviteli rendszert vagy megoldást, melyen keresztül a számlák ellenőrzése, feldolgozása megtörténik. A vállalaton belüli bizonylatfeldolgozásra vonatkozóan nincs olyan jogszabályi előírás, mely nagymértékben szabályozná ezt a folyamatot.

A számla befogadója dönti el például azt is, hogy az elektronikus számlát elektronikus formában vagy papíralapon szeretné feldolgozni. Van arra is lehetőség például, hogy a feldolgozás során az elektronikus számlákat a befogadó kinyomtassa, a befogadási folyamatban különböző adatokkal lássa el. Azt is megteheti, hogy a feldolgozás során az elektronikus számla kinyomtatott képét ugyanúgy tárolják, mintha papíralapú számla lett volna.

Ugyanakkor fontos hangsúlyozni, hogy bizonyító erővel egyedül az elektronikus számla rendelkezik, tehát hiteles dokumentumként az elektronikus számlát kell megőrizni. Így függetlenül a fenti megoldásoktól, kiemelt szerepe van az archiválásnak.

Elektronikus számlák megőrzése

Az elektronikus számlák megőrzésének olyan módon kell történnie a 114/2007. (XII. 29.) GKM -rendelet alapján, mely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a vétlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. Ugyanakkor a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabályunk számos egyéb követelményt is támaszt az archiválással szemben, de ugyanígy tartalmaz archiválásra vonatkozó előírásokat az áfatörvény és az Art. is. Tehát a látszólag egyszerűnek tűnő alapelvből egyre bonyolultabb jogszabályi környezet tárul fel előttünk, melyeknek való megfelelés nem kevés erőfeszítésbe kerül a gazdálkodó szervezetek részéről.

A GKM-rendelet három technikai megoldást sorol fel, amelyek elősegítik az előbbi követelmények teljesítését:
    legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megfelelő megőrzése: a módszer előfeltétele, hogy a dokumentum tartalmazzon legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást. A hosszú távú megőrzéshez ezen kívül időbélyeg is szükséges, mellyel archiváláskor is elegendő ellátni a dokumentumokat, amennyiben az nem tartalmazott időbélyeget.
    zárt rendszer alkalmazása: a rendelet alapján ez a megoldás kizárólag akkor alkalmazható, ha a dokumentumon nincs elektronikus aláírás, vagy nem EDI rendszerben készült. Az informatikai rendszer zártságát egy akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja.
    elektronikus adatcsere (EDI) rendszer igénybevétele: a megőrzés is lehet az EDI rendszeren belül. A jogszabály olyan archiválási rendszer kiépítését írja elő, mely megfelel az alapkövetelményeknek. Iránymutatásként tartalmazza, hogy az utólagos módosítás kritériumát akár időbélyeg elhelyezésével is lehet garantálni.

A fentieken túlmenően az archiválás módszerére, technikájára vonatkozóan nem lehet egy egzakt listát adni. Mindegyik társaságnak saját magának kell kialakítania azt a rendszert, melyben az elektronikus bizonylatokat a jogszabályi előírásoknak megfelelően tudja archiválni. Azonban léteznek olyan alapelvek, melyeket minden elektronikus dokumentum megőrzésére kötelezettnek be kell tartania, függetlenül annak technikájától.

A hosszú távú megőrzés során figyelembe kell venni, hogy a különböző jogszabályok milyen hosszú megőrzési kötelezettséget írnak elő. Ebből a szempontból a legtágabb az Számv. tv., melynek a 169. § (2) bekezdése alapján a számviteli bizonylatot nyolc évig meg kell őrizni. Tehát olyan informatikai megoldást szükséges keresni az archiválásra, mely biztosítja az ilyen hosszú megőrzési időt.

Az előkereshetőség követelménye alatt azt kell érteni, hogy egy adott elektronikus számla belátható időn belül legyen megtalálható. Természetesen teljesen mást jelent az előkereshetőség a gyakorlatban néhány darab számla esetén, vagy több ezer számlánál.

Egy elektronikus dokumentum értelmezhetőségének, olvashatóságának kritériumaként köznapi értelemben azt értjük, hogy az adott dokumentumot meg lehet nyitni, a képernyőn meg lehet tekinteni. A digitális archiválás szabályairól szóló rendelet azonban előírja, hogy a megőrzésre kötelezettnek a dokumentumok olvashatóságát a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával is lehetővé kell tennie. Tehát a bizonylat megőrzésére kötelezettnek megőrzési kötelezettsége nemcsak az elektronikus számla fájlokra, hanem a fájl megjelenítését lehetővé tevő alkalmazásra, vagy ha speciális hardver szükséges hozzá, akkor az adott hardverre is kiterjed. Ezt a kötelezettséget a megőrzés teljes ideje alatt teljesíteni szükséges.

Az elektronikus számlákat a megőrzés teljes időtartama alatt logikailag és fizikailag is védeni szükséges. A logikai védelem azt jelenti, hogy olyan megoldást kell választani, mely kizárja az adatok módosítását, törlését. A fizikai védelem alatt az adattároló eszköz megrongálódása, eltűnése elleni védelmet kell érteni. A kettő együtt jelenti azt a védelmet, mely biztosíthatja az eszközön tárolt adatok hosszú távú megőrzését.

Az adatokhoz történő hozzáférésnek nem szükségszerű azonnal vagy online történnie. A jogszabályi feltételeknek az is megfelel, ha a bizonylat megőrzésére kötelezett belátható időn belül biztosítja az adatokhoz való hozzáférést. Adóellenőrzés esetén ez a belátható idő három munkanapot jelent, tehát az archiválási rendszert úgy kell kialakítania, hogy három munkanapon belül az adóellenőrzés hozzáférjen akár az összes elektronikus számlához. Ennek úgy is eleget lehet tenni, hogy az adóellenőrzés számára online elérést tesz lehetővé a bizonylat megőrzésére kötelezett, például a felhőben vagy távoli szerveren tárolt elektronikus számlák esetén.

Fontos hangsúlyozni, hogy a fenti követelményeket kell teljesíteni akkor is, ha egy társaságnak néhány darab elektronikus számlát kell megőriznie, és akkor is, ha több ezret. Természetesen a technológiának is ehhez kell igazodnia. Néhány darab elektronikus számla megőrzésére egyszerű megoldást jelent egyszer írható optikai adathordozó (CD, DVD) használata, melyre az elektronikus számlaadatokat olyan módon írta ki a megőrzésre kötelezett, mellyel egyértelműen hozzá tudja rendelni a könyvelési tételhez.

Például amennyiben a könyvelés során az adózó egy belső bizonylati számot használ, akkor az elektronikus számlát átnevezve erre a számra, megvalósul a könyvelés és az elektronikus számla közötti logikai adatkapcsolat, tehát számviteli szempontból tökéletes kontírozási megoldást is jelent. Ki kell emelni, hogy a fájlnév átírásával az elektronikus számla adattartalma nem változik meg.

Amennyiben egy társaságnak nagyobb mennyiségben szükséges az elektronikus számlákat tárolnia, akkor a fent bemutatott megoldás már nem használható. Egyre inkább racionális megoldásnak fog tűnni az archiválási célú szerverek alkalmazása, vagy komplexebb archiválási rendszerek bevezetése.

Az elektronikus számlázás jövője

Az elektronikus számlázás jelenét leginkább az elektronikusan aláírt és időbélyegzett PDF állományok teszik ki. Ennek a megoldásnak alapvető hátránya, hogy befogadói oldalról nehezen feldolgozható, manuális feldolgozást igényel. Az EDI rendszer önmagában egy zárt és hatékony rendszer, ugyanakkor nem általánosan alkalmazható. Ehhez hozzá kell tenni, hogy ahol alkalmazható, ott a nagyszámú bizonylat miatt sokkal hatékonyabban működik, mint másfajta számlázási megoldás. További hátránya, hogy kizárólag két társaság közötti relációban használható, magánszemély vevőnek nem lehet EDI rendszerben kiállítani számlát.

A jövőt inkább a két megoldás keveréke fogja jelenteni. A jogszabályi előírások változásai is abba az irányba mutatnak, hogy mindenképp fontos egy olyan fájlformátum és fájlstruktúra meghatározása, melyet minden fél elfogad, és melyre lehet építeni automatikus ügyviteli folyamatokat. Ezzel a megoldással eltűnne a nagyszámú manuális adatrögzítés, adatellenőrzés a számla feldolgozása során.

Ugyanakkor fontos marad az elektronikus számla képi megjelenítése is. Az elektronikus számlázás jövőjét leginkább ezen „öszvér” megoldások fogják jelenteni, melyekhez azonban szükséges egy egységes számlastruktúra kialakítása. Az uniós jogalkotás, valamint a hazai jogalkotás is egyértelműen abba az irányba indult el, hogyan lehetne egy univerzális számlastruktúrát kialakítani. Remélhetőleg a két jogalkotási vonal és annak technikai megvalósításai a jövőben találkozni fognak, és kialakulhat egy európai elektronikus számlázási modell, amely mindenki számára kizárólag előnyöket fog tartogatni.


Czöndör Szabolcs, a NAV főosztályvezetője