Amikor a behajtási költségátalány felmerül, az a helyzet, ha a kötelezett a teljesítésével késedelembe esik, tehát nem határidőre fizet. Az lényegtelen a kérdésben, hogy mennyit és miért késett, számára a Polgári Törvénykönyvben előírt behajtási költségátalány szankció figyelembe veendő, számára fizetési kötelezettséget jelent. A Ptk. szerint akkor teljesül ez a fizetési kötelezettség, amikor a jogosult számára jóváírják, tehát nem akkor, amikor a számlát megterhelik.

Ha a fizetési kötelezettség beáll, 40 eurónyi Ft értékben kell behajtási költségátalányt befizetni a jogosult felé. Ha nem kéri a jogosult, kötelezettségként akkor is elő kell írni, és ráfordításként el kell számolni. Egyéb ráfordítás a behajtási költség átalánya a kötelezettnél és egyéb bevétel a jogosultnál.

A teljesítés önkéntes, az van elvárva kötelezően, hogy rögzítésre kerüljön, ha felmerül a behajtási költségátalány megfizetése.

A Polgári Törvénykönyvben rögzítve van az értéke (40 eurónak megfelelő forint), még a felek egybehangzó akaratával sem lehet kevesebb összegben megállapítani, illetve nem lehet a felek között létrejött szerződésben az intézménynek kizárni az alkalmazását, ilyenkor ez a szerződési rendelkezés semmisnek minősül.

Fizetésenként kell érteni a költségátalány megfizetését. Tehát, ha például részletfizetés esete áll fenn, ugyanarra a teljesítésre, és minden részlettel késik a kötelezett, akkor minden egyes részletre érvényes.

A tételeket nem számlánként kell kezelni, mert egy számlához több fizetés is tartozhat. A fizetési késedelem adja az okot a behajtási költségátalány elszámolására, nem a számla.

A 40 eurónyi kötelezettséget forintosítani kell, tehát a jogosultnak forintot kell kapnia, a kötelezettnek forintot kell fizetnie. A forintosítási szabályt a Ptk. mondja meg, fel sem merül a devizás tétel értékelésének lehetősége. A forintértéket úgy kell kiszámolni, hogy a késedelembe esés első napján érvényes Nemzeti Bank által megadott árfolyammal kell a 40 eurót forintosítani.

A behajtási költségátalánynál lényegtelen, hogy egy napot vagy egy hónapot késik a kötelezett, a kérdés vizsgálatakor az a fontos, hogy késedelmes-e a fizetés, vagy sem.

A költségátalány vizsgálatánál az első kérdés az, hogy honnan lehet tudni, hogy a fizetés késedelmes volt. Először is a szállítói analitikából érdemes ennek utánanézni, viszont ehhez, hogy tényleg pontos dátumot kapjunk a fizetésre, azt is meg kell nézni, hogy a szállításhoz kapcsolt idő, a szerződésben szereplő idő, és a felek akarata tényleg megfelel-e ennek az időpontnak. Előfordul, hogy a szerződésben megjelölt dátum eltér a számlán szereplő fizetési határidőtől.

A behajtási költségátalányhoz érdemes egy külön nyilvántartást készíteni, amennyiben több számlával dolgozik a vállalkozás, így egyszerűbb követni ezeket a tételeket.

Érdemes megkérni a partnereket, hogy mondjanak le ennek a behajtási költségátalánynak a megfizettetéséről. Ha a partner ebbe beleegyezik, és visszaigazolja, hogy lemond a követeléséről, akkor ennek alapján lehet könyvelni tételként, hogy tartozik a 47-es, követel a 98-as, és ebből kitűnik, hogy minden oldalt le kell könyvelni akkor is, ha a partner elengedi a behajtási költségátalányt.

A kötelezetti oldalra olyan végrehajtható konkrét előírás van, amelyet nemcsak figyelembe kell vennie a kötelezettnek, de teljesítenie is kell.

A behajtási költségátalány jár a jogosultnak, őt ez megilleti, akkor is, ha kéri, és akkor is, ha nem. A jogosult a behajtási költségátalány jogcímen számára teljesített összegeket csak akkor könyvelheti le egyéb bevételként, ha annak a pénzügyi teljesítése is megtörténik.

Miután a jogosultat megilleti a költségátalány, a nullás számlaosztályban kellene ezeket a tételeket nyilvántartani. A pénzügyi rendezés időpontjával kell ezt a nullás számlaosztályban vezetett tételt kivezetni.
Ha lemond a jogosult a követeléséről, akkor ennek a lemondásnak az időpontjával együtt kell kivezetni a nullás számlaosztályból ezeket a tételeket.

A 40 eurónak megfelelő forintról nem kell külön számlát kiállítani. Elegendő számviteli bizonylatnak az, hogy az a bankszámlájáról átutalta ezt a tételt, vagy a szállítói nyilvántartásból kigyűjti és alátámasztja, hogy hányszor 40 eurónyi forint behajtási költségátalányt kell vegyes tételként elszámolni.

Ha a partner lemond a költségátalányról, akkor ez lesz az alátámasztó bizonylat a könyvelésben, és így a rendkívüli bevételek közé történő kivezetést lehetővé teszi.
Az áfa kérdése természetesen fel sem merül a behajtási költségátalánynál.