A könyvelési szerződés alapvetően a Ptk-ban nem szerepel, ez gyakorlatilag egy könyvelési szolgáltatás, mely a számviteli törvényben szerepel, de a könyvviteli szolgáltatás nem tartalma a könyvviteli szerződésnek, mert sokkal szélesebb. Akkor jó a könyvelési szerződés, ha egyfajta konzervatív hozzáállásból indul ki, és kizárólag a könyvelésről szól. Ha ezen felül bármilyen egyéb felkérést kap a könyvelő, azt érdemes külön szerződésbe venni és külön díj is dukál érte. Vita esetén mindig a szerződésnek kell érvényt szerezni, ebből fog kiindulni mindkét fél, érdemes tehát precízen kidolgozni.
A bizonylatok átadásának kérdése ebben a szakmában nagyon kritikus pont. Minden szerződésben legyen benne, mi ennek a módja, határideje, stb. A számlákról érdemes másolatot készíteni, és azt a könyvelőnek aláírni, átvételkor ledátumozni. Amin nincs rajta a könyvelő aláírása, arról nem kérheti számon az ügyfél, hogy miért nem került bele a könyvelésbe.
Másik fontos kérdés a kontaktszemélyek pontos megjelölése. Hogy ki az, akivel az ügyfél tartja, illetve ki az, aki az ügyfélnél tartja a kapcsolatot. Minél kevesebb kapcsolattartó van, annál élhetőbb az együttműködés. Ugyanakkor a könyvelőtől is kérhetnek adatokat, és nem mindegy, hogy egy 20 fős cégnél kinek köteles adatokat szolgáltatni. Legyen olyan postai, e-mail vagy fax elérhetőség a szerződésben, ahová a különböző iratokat el lehet küldeni.
Ki kell térni a szerződésben a titoktartásra, ez általában az ügyfél adataira vonatkozó titoktartást jelenti, de a könyvelőiroda számára is előnyös, ha az adatok nem kerülnek illetéktelen harmadik személyhez.
A könyvelői díjat egyértelműen kell meghatározni, és azt is, meddig kell befizetni és hogyan. Ha a díjfizetés elmarad, első menetben a szerződésben leírtakra lehet hivatkozni. Nyugodtan be lehet írni a szerződésbe, hogyha az ügyfél nem fizeti, akkor X százalék kamatot köteles fizetnie, de lehet kérni előre fizetést, biztosítékot, óvadékot, például kéthavi könyvelési díj letétét is. Végső esetben a szerződés rendes vagy azonnali hatályú felmondására is sor kerülhet.
Fontos, hogy ki kinek adhat utasítást, és ki tagadhatja azt meg és hogyan. Alapvetően, mivel megbízási szerződésről van szó, mindig az ügyfél adhat utasítást a könyvelőnek, a megbízottjának. Erre van a Ptk-ban egy gyakorlatilag újjá fogalmazott passzus, miszerint a megbízott köteles a megbízó utasításait követni. A megbízott a megbízó utasításaitól akkor térhet el, ha ez a megbízó érdeke, de a megbízót ilyenkor haladéktalanul értesíteni kell. Ha a megbízott célszerűtlen vagy szakszerűtlen utasítást ad, a megbízó köteles őt erre figyelmeztetni. Ha a figyelmeztetés ellenére a megbízó utasítását fenntartja, a megbízott a szerződéstől elállhat, illetőleg a feladatot a megbízó utasításai szerint a megbízó kockázatára elláthatja. Meg kell tagadni az utasítás teljesítését akkor, ha az jogszabály vagy hatósági határozat megsértéséhez vezetne, vagy veszélyeztetné más személyét, illetve vagyonát. Lényeg, hogy ha olyan utasítás érkezik, amelyet szakszerűtlennek vagy célszerűtlennek ítél meg a könyvelő, írja le az ügyfélnek, mert ha ezekből probléma van, mindenki a másikra fog mutogatni. Még a legjobb ügyféllel szemben is fontos kialakítani egy, a későbbiek során visszaidézhető információrendszert. Ha csak tíz esetből egyszer elkerülünk ezzel valamit, már megérte.

dr. Bényi László ügyvéd előadása alapján