//

CÍMKEFELHŐ
gazdasági szakkiadó | hivatalos állásfoglalás | adó | pénzügy | gazdasági folyóirat | szakkönyv | jogszabálykereső | kommentár | letölthető szerződésminták | tudástár | tanácsadás | gazdasági kiadványok | gazdasági konferencia | ingyenes számviteli tanácsadás | könyvelők kötelező továbbképzése | kötelező kreditpontok 2020 | közlöny | kormányrendelet | céginformáció

SZAKMAI ÖSSZEFOGLALÓK

Az elektronikus számla megőrzése, archiválása
A hír több mint 30 napja nem frissült!

Az elektronikusan kibocsátott és befogadott számlákat kizárólag elektronikus úton lehet és kell is megőrizni, archiválni. Egy elektronikus számla esetében ez a megőrzési kötelezettség természetesen terheli a kibocsátót a nála maradó példány és a befogadót az ő példánya vonatkozásában.

2019. május 27.

A megőrzési kötelezettséggel kapcsolatosan – alapelv jelleggel – rögzíti a szabályozás , hogy a kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani az elektronikus dokumentumok megőrzését oly módon, amely


–    kizárja az utólagos módosítás lehetőségét;
–    védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen;
–    és amely biztosítja a teljes megőrzési idő alatt az értelmezhetőség, azaz az olvashatóság követelményét.

Ezen alapelvek teljesülésén túl a jogszabály további követelményeket támaszt a megőrzési kötelezettség, az archiváláshoz használt szoftver, rendszer, módszertan vonatkozásában.

Az egyik lehetőség, hogy a fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumok megőrzésére az ún. eIDAS Rendelet  szerinti bizalmi szolgáltatót bízunk meg.

A másik lehetőség, ha saját magunk végezzük a digitális archiválást, akkor a fokozott biztonságú elektronikus aláírás mellett az adózó köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, és a megőrzési kötelezettség időtartama alatt köteles gondoskodni az elektronikus aláírás érvényességének fenntartásáról. Természetesen a kialakított rendszernek ebben az esetben is teljesítenie kell a fentiekben meghatározott alapvető követelményeket (törlés, módosítás, sérülés, megsemmisülés elleni védelem).

 

A következő lehetőség a szabályos elektronikus archiválásra az, ha egy megfelelő zárt rendszer kerül kialakításra. A 2018. júliusától hatályba lépő szabályozás szakít a korábbi elvekkel, és nem követeli meg, hogy akkreditált tanúsító szervezet által kiállított megfelelőségi igazolással tanúsítsa az adózó, hogy a kialakított zárt, digitális archiváló rendszer a jogszabályi követelményekkel összhangban működik.

 

Viszont megköveteli az új szabály, hogy


–    a zárt rendszerű archiválást lehetővé tevő szoftver vagy informatikai megoldás fejlesztőjének írásban kell nyilatkoznia arról, hogy az maradéktalanul megfelel a jogszabályi előírásoknak;
–    a szoftver vagy informatikai megoldás fejlesztője és a megőrzésre kötelezett egyetemlegesen felelnek azért, hogy az alkalmazott zárt rendszerű archiválási folyamat megfelel a fenti követelményeknek (törlés, módosítás, sérülés, megsemmisülés stb. elleni védelem).

 

A szoftvernek vagy informatikai megoldásnak olyan dokumentációval kell rendelkeznie, amely részletes tájékoztatást nyújt legalább az alábbiakról:


–    szoftver vagy informatikai megoldás működésére vonatkozó áttekintő folyamatok,
–    alkalmazott technológiák,
–    alkalmazott szabványok,
–    zárt rendszerű archiválást garantáló megoldások,
–    folyamatba épített és utólagos informatikai és belső ellenőrzési tevékenységek.

 

A negyedik lehetőség az EDI rendszerekben előállított bizonylatokra vonatkozik. Amennyiben az EDI rendszer teljesíti a törlés, megsemmisülés, módosítás, sérülés elleni védelmi követelményeket, akkor ez ilyen EDI rendszerben előállított dokumentum esetében maga az EDI rendszer teljesíti a jogszerű megőrzést. Amennyiben az EDI rendszer úgy lett kialakítva, hogy erre nem képes, akkor az archiválásra az előző pontok valamelyike szerint kerülhet sor.

 

Lényeges változás, könnyítés 2018. júliusától, hogy a fokozott biztonságú elektronikus aláírás mellett az elektronikus dokumentumoknak nem kell időbélyegzővel rendelkezniük.

 

NAV online számla adatszolgáltatás és archiválás

 

A 2018. júliusától hatályos NAV online számla adatszolgáltatással összefüggésben a jogalkotó azon számlák vonatkozásában, amelyek érintettek ezen adatszolgáltatással, egy speciális, egyszerűsített digitális archiválási lehetőséget is biztosít. Ennek lényege, hogy a NAV-hoz beküldendő számla XML mellett az adózó rendszere – a NAV által megadott kódolási előírás szerint – előállít egy ún. hash kódot. Ez a hash kód a számla adattartalmát tartalmazza digitális formában, kódolva. A számlával együtt ezt a hash kódot is megküldi az adóalany a NAV-nak az online adatszolgáltatási rendszeren keresztül. Amennyiben minden megfelelő, a NAV visszaigazolja a sikeres adatfeldolgozást. Az adózó a hash kódot és a számla elektronikus példányát együttesen köteles megőrizni (biztosítva itt is a törlés, megsemmisítés stb. elleni védelmet). Ezzel az eljárással az adózó jogszerűen tudja digitálisan archiválni a kibocsátott számláit. Mivel a jogszabály lehetővé teszi, hogy az adózó a NAV online számla adatszolgáltatási kötelezettségének értékhatár nélkül (tehát a 100 ezer Ft-os limit elhagyásával) tegyen eleget, így ennek és a hash kódos archiválási megoldásnak a választásával lényegében az összes kibocsátott számlája vonatkozásában meg tudja oldani a digitális archiválást.

 

Szalai János adószakértő

További hírek

Az alábbi űrlap kitöltésével kérdezhet szakértőinktől.








Mégse

Kérdését továbbítottuk szakértőink felé, akik a megadott elérhetőségein tájékoztatják a témával kapcsolatbam.

Ossza meg díjmentes tanácsadói szolgáltatásunkat kollégáival, ismerőseivel.

Kérek tájékoztatást várható konferenciákról, továbbképzésekről






Mégse

Kérését továbbítottuk, megadott elérhetőségein tájékoztatjuk várható rendezvényeinkről.

Az alábbi űrlap kitöltésével kérdezhet szakértőinktől.

Rendelkezik érvényes előfizetéssel?

Igen

Nem

Előfizetéssel rendelkező ügyfeleink kérdései priorítást élveznek

Megválaszolt adózási, tb, munkaügyi, számviteli kérdések a mai napon:

11

Kérdezzen itt Ön is!

AKTUÁLIS ESEMÉNYEK

Eseménykövetés

SZAKMAI KLUBJAINK

ADÓNAPTÁR