//

CÍMKEFELHŐ
gazdasági szakkiadó | hivatalos állásfoglalás | adó | pénzügy | gazdasági folyóirat | szakkönyv | jogszabálykereső | kommentár | letölthető szerződésminták | tudástár | tanácsadás | gazdasági kiadványok | gazdasági konferencia | ingyenes számviteli tanácsadás | könyvelők kötelező továbbképzése | kötelező kreditpontok 2018 | közlöny | kormányrendelet | céginformáció

SZAKMAI ÖSSZEFOGLALÓK

A papíralapú számla elektronikus megőrzése
A hír több mint 30 napja nem frissült!

A papíralapú számlák esetében hosszú évekig egyetlen módszer kínálkozott arra, hogy elektronikusan tároljuk: másolatkészítési eljárásnak kellett alá vetni a számlákat.

2017. május 11.

Az eljárást a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet szabályozta egészen 2016. december 31-ig. 2017. január 1-jén hatályba lépett a 451/2016. (XII. 19.) Kormányrendelet az elektronikus ügyintézés részletszabályairól. A Kormányrendelet hatályon kívül helyezte a 2005-ös rendeletet és a jogszabályalkotó újra alkotta a másolatkészítés szabályait.

A korábbi szabályozás:

Hogyan lehetett papíralapú dokumentumból elektronikus dokumentumot készíteni? Az egyik legegyszerűbb megoldásnak a szkennelés kínálkozott, ugyanakkor a jogszabály bármilyen elektronikus úton végzett másolatkészítést, digitalizálást megfelelő eljárásnak tartott. Így akár megoldás lehetett a papíralapú számla lefényképezése is. Természetesen a jogszabályalkotó nem alkotott volna jogszabályt a digitalizálási eljárások ismertetéséről, ennél több feladatot sorolt fel a jogszabály.


Az egyik legnagyobb kihívás, és ezzel egyidejűleg a legnagyobb emberi kapacitást lekötő folyamat a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelősségének vizsgálata volt. Ez a gyakorlatban azt jelentette, hogy a másolatot készítő személy megvizsgálta a papíralapú számlát és a digitalizált számlát a képernyőn. Amennyiben a kettő megegyezett egymással, akkor megfelelő volt a másolat. Az ellenőrzést nem lehetett mintavételes eljárással elvégezni, hanem mindenképpen szükséges volt a tételes ellenőrzés lefolytatása.
A másolat készítője az elektronikus másolatot különböző meta adatokkal töltötte fel, melyek leírták a dokumentum fizikai méreteit, a másolatkészítő elnevezéséről, másolatkészítő rendszerről, másolatkészítés idejéről adtak információt. Ezen felül egy hitelesítési záradékkal is el kellett látni a dokumentumot: „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”.


A másolat készítőnek gondoskodnia kellett az elektronikus másolat adatainak sértetlenségéről is, melyet a rendelet alapján legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás és időbélyegző segítségével tudott elérni. A jogszabály megengedte, hogy több dokumentumon helyezzen el a másolatkészítő egy elektronikus aláírást. Ez utóbbi esetben a dokumentumokat a teljes megőrzés ideje alatt együtt kellett tárolnia, együtt kellett kezelnie a megőrzést végzőjének (amely eltérhetett a másolat készítőjétől). Az ilyen típusú másolatkészítésnél a meta adatokat is lehetett együttesen elhelyezni.


A rendelet szabályozta, hogy a másolatkészítőnek rendelkeznie kellett dokumentációval, valamint előírta, hogy a másolatkészítési rendet nyilvánosan, elektronikus úton közzé kellett tenni. A másolatkészítési rend tartalmára vonatkozóan a jogszabály nem rendelkezett tételes előírással.


A rendelet egy 2013. évi változtatással kiegészült az automatikus másolatkészítési eljárással. Bár sok szempontból előremutató eljárásnak lehetett tekinteni, azonban a jogszabály tartalmazott egy olyan megkötést, ami miatt a számlák nagy tömegű másolatkészítésének egyszerűsítésére nem volt használható. Ez a megkötés pedig abban állt, hogy amennyiben a jogszabály az eredeti dokumentum megsemmisítését lehetővé tette, akkor a tételes képi vagy tartalmi ellenőrzés nem volt kiváltható.


A rendelet másként fogalmazott egy társaság által kiállított és egy társaság által befogadott dokumentum másolatkészítésének alapkövetelményeiről. A jogszabály alapján, amennyiben a számla kiállítója végezte az elektronikus másolat készítését, akkor a képi vagy tartalmi megfelelést kellett biztosítani. Amennyiben a számla befogadója végezte az elektronikus másolat készítését, akkor a képi megfelelést kellett biztosítani. Tehát számla befogadásnál a tartalmi megfelelés vizsgálata nem volt járható út, kizárólag a képi vizsgálat.


Az új rendelet szabályai:


A 451/2016. (XII. 19.) Kormányrendelet III. fejezete váltotta fel a 13/2005. (X. 27.) IHM rendeletet. A fejezetet átolvasva egy sokkal rövidebb és egyszerűbb szabályozást látunk magunk előtt. Azt az alapelvet azonban nem érinti az új szabályozás, hogy a képi vagy tartalmi megfelelésnek a vizsgálata kiemelt feladat az eljárás során.


A jogszabály terjedelmének a csökkentésével valamelyest csökkentek a másolatkészítéssel kapcsolatos bürokratikus eljárások is, mely alapvetően üdvözlendő irányt képvisel. Így például, ha egy társaság a papíralapú számláit szeretné elektronikusan megőrizni, akkor nem szükséges már meta adatokkal ellátni az elektronikus másolatot. Elegendő csupán a hitelesítési záradékkal kiegészíteni, és elektronikus aláírással vagy bélyegzővel, valamint időbélyegzővel ellátni a dokumentumot.


A meta adatok azonban nem kerültek véglegesen törlésre az elektronikus másolatkészítés szabályaiból. Amennyiben szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások (SZEÜSZ) vagy központi elektronikus ügyintézési szolgáltatások (KEÜSZ) igénybevétele során kerül sor papíralapú dokumentumból elektronikus másolat létrehozására, akkor a korábbi rendelet szerinti meta adatokkal szükséges ellátni az elektronikus másolatot.


A KEÜSZ és SZEÜSZ esetében lehetőség van az elektronikus iratnak hiteles papíralapú irattá történő átalakítására. Ez a kérdés azért is érdekes, mivel más esetben ilyen lehetőséget nem tartalmaz a jogszabály, például az elektronikus számlát egy társaság nem alakíthatja át papíralapú számlává. A hiteles papíralapú másolatkészítés során az elektronikus dokumentum szöveges és ábrázolt tartalmát, az elektronikus bélyegzőhöz tartozó tanúsítvány meghatározó adatait, a másolatkészítés idejét, módját rögzíteni kell, valamint el kell látni egy záradékkal is.


A jogszabályban továbbra is megmaradt az elektronikus aláírás használatának kötelezettsége, melyhez szervesen kapcsolódik a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet. Az új rendelet kizárólag annyiban tér el ezen a ponton, hogy már az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény fogalmait használja.
Megmaradt az a lehetőség is, hogy a másolatkészítő több dokumentumon egy elektronikus aláírást és időbélyegzőt helyez el. Ebben az esetben lehetőség van arra, hogy a hitelesítési záradékot a dokumentumokra együttesen helyezi el a másolat készítője.


Az új rendeletből kikerültek az archiválással, adatvédelemmel kapcsolatos szabályozások, mely követelmények más jogszabályokban kerültek szabályozásra. Az automatikus másolatkészítéssel kapcsolatban nem változott alapvetően a jogszabály, kizárólag megfogalmazási pontosítások találhatóak meg benne. Így az automatikus másolat készítésnél sem lehet eltekinteni a tételes ellenőrzéstől, amennyiben a papíralapú dokumentum megsemmisítésre kerül.


Összegzés:


A papíralapú dokumentumok elektronikus másolatkészítésének szabályozása a 2017-ben hatályba lépett rendelettel egyszerűsödött és látszólag lerövidült. Ugyanakkor egyetlen pozitív változás a meta adatok elhelyezési kötelezettségét érintette. 2017-től kizárólag egy meta adatot szükséges feltüntetni az elektronikus másolaton: a hitelesítési záradékot. Megmaradt a manuális képi vagy tartalmi megfelelősség vizsgálat, az automatikus másolatkészítés továbbiakban is korlátozottan használható. Mindezek ellenére több mint 10 év után elmondható, hogy valamelyest egyszerűsödik az elektronikus másolat készítés eljárása. A következő évek gyakorlata pedig eldönti, hogy ezek az egyszerűsítések mennyire hatnak az elektronikus másolatkészítés elterjedésére.

 

Czöndör Szabolcs
főosztályvezető, Nemzeti Adó- és Vámhivatal

További hírek