A minisztériumok, a Miniszterelnöki Hivatal közszolgálati alapnyilvántartásának adatait elektronikus formában a szolgáltató központ tárolja. A szolgáltató központ a nyilvántartás adatain csak olyan adatkezelési műveleteket végezhet, amelyek a számítástechnikai rendszer fenntartása, zavartalan működésének biztosítása és védelme érdekében szükségesek. A minisztérium, a Miniszterelnöki Hivatal a szolgáltató központ elektronikus nyilvántartásában tárolt adatok esetében csak a vele közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselő adataiba tekinthet be. A szolgáltató központ - az adatátvétel naplózásával - az elektronikus nyilvántartásból felhasználhatja azokat az adatokat, amelyek törvényben meghatározott feladatai ellátásához szükségesek.

A közszolgálati alapnyilvántartásban szereplő személyes adatok védelméért, az adatkezelés jogszerűségéért, valamint a törvényben előírt adatszolgáltatásokért - eltérő jogszabályi rendelkezés hiányában - a köztisztviselőt alkalmazó közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője, képviselő-testület hivatala esetén a jegyző, főjegyző felelős.

A közigazgatási szervnél vezetett közszolgálati alapnyilvántartásba - eljárásában indokolt mértékig jogosult betekinteni, illetőleg a központi közszolgálati nyilvántartáson túlmenően abból adatokat átvenni:
- saját adataiba a köztisztviselő,
- a köztisztviselő felettese,
- a minősítést végző vezető,
- a törvényességi ellenőrzést végző,
- a fegyelmi eljárást lefolytató testület vagy személy,
- munkaügyi per kapcsán a bíróság,
- feladatkörükben eljárva a nemzetbiztonsági szolgálatok, valamint a közszolgálati jogviszonnyal összefüggésben indult büntetőeljárásban a nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság,
- az ügyészi törvényességi feladatkörében eljárva az ügyész,
- a személyes adatok kezelésével összefüggésben az adatvédelmi biztos,
- a személyzeti, munkaügyi és illetmény-számfejtési feladatokat ellátó szerv e feladattal megbízott munkatársa feladatkörén belül, a törvény 3. számú mellékletének I/A., I/B., II., IV., V., VII., VIII. és X. pontokban foglalt adatkörökből a köztisztviselő illetményének számfejtése, illetve annak ellenőrzése céljából,
- a központi közszolgálati nyilvántartás vezetésével összefüggésben a központi közszolgálati hatóság és a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve köztisztviselője feladatkörében,
- a feladatai ellátásához szükséges mértékig adategyezés, adatösszevetés, adatkorrigálás érdekében a minisztériumokra, illetve a Miniszterelnöki Hivatalra vonatkozó adatok tekintetében a szolgáltató központ vezetője, valamint az általa meghatározott körben, az általa feljogosított, szolgáltató központnál alkalmazásban álló személy.


Közszolgálati adatvédelmi szabályzatban (adatvédelmi szabályzat) kell meghatározni az iratok, az adatok kezelésének adatvédelmi, adatbiztonsági szabályait, így különösen a köztisztviselő saját adataival történő rendelkezési joga biztosításának, a harmadik személy részére történő adattovábbításnak, a betekintési jog gyakorlásának, valamint az adatkezelésben részt vevő köztisztviselő felelősségének és az adatokhoz történő hozzáférése terjedelmének szabályait. A szabályzathoz a közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős miniszter ajánlást ad.
 
A minisztériumok, a Miniszterelnöki Hivatal közszolgálati alapnyilvántartását, mint adatfeldolgozó a szolgáltató központ üzemelteti. A minisztérium, a Miniszterelnöki Hivatal a szolgáltató központ elektronikus nyilvántartásában tárolt adatok esetében csak a vele közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselő adataiba tekinthet be. A szolgáltató központ – az adatfelhasználás dokumentálásával – jogszabályban meghatározott feladatai ellátása érdekében statisztikai adatfeldolgozást végezhet. A minisztériumok, illetve a Miniszterelnöki Hivatal állományába tartozó, illetve velük jogviszonyt létesítő köztisztviselőtől nem követelhető meg olyan adat igazolása vagy okiratmásolat szolgáltatása, amelyet a szolgáltató központ által üzemeltetett közszolgálati alapnyilvántartás tartalmaz.

 Az adatfeldolgozást a szolgáltató központ az egységes alapokon megvalósuló személyügyi nyilvántartás és integrált emberi erőforrás-gazdálkodási rendszer keretén belül látja el. A minisztériumok és a Miniszterelnöki Hivatal a törvényben meghatározott adatszolgáltatásokat a szolgáltató központ útján teljesítik.

A közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős miniszter – a Kormány által meghatározott módon és adatkörben – jogszabályban meghatározott feladatainak ellátása érdekében statisztikai lekérdezéseket végezhet a személyügyi rendszerben tárolt adatokból.
A közigazgatási szerv adatkezelése során nem minősül közérdekből nyilvános adatnak:

A köztisztviselő
- születési helye, ideje
- anyja neve
- lakóhely, lakáscím, tartózkodási hely, telefonszám
- családi állapot
- adóazonosító jele
- társadalombiztosítási azonosító jele
- fizetési számlaszáma (49/A. § (1) bek.]

eltartott gyermeke(i)
- neve
- születési helye, ideje
- anyja neve
- lakóhely, lakáscím, tartózkodási hely
- adóazonosító jele
- társadalombiztosítási azonosító jele
- pályázatának adatai
- próbaidejének adatai

- a köztisztviselő munkából való távollétének jogcíme és időtartama

- az állami készfizető kezességvállalással összefüggő adatok (a hitelszerződést kötő pénzintézet neve, címe; az állami kezességvállalással biztosított hitel nagysága; a hitel lejártának időpontja)

Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy munkáltatón kívüli munkáltatóval fennállt jogviszonyok adatai.

Közérdekből nyilvános adatok:
A köztisztviselő
- neve (leánykori neve)
- legmagasabb iskolai végzettsége (több végzettség esetén valamennyi)
- szakképzettsége(i)
- iskolarendszeren kívüli oktatás keretében szerzett szakképesítése(i), valamint meghatározott munkakör betöltésére jogosító okiratok adatai
- tudományos fokozata
- idegennyelv-ismerete
- képzésre, továbbképzésre, vezetőképzésre, átképzésre vonatkozó adatai

- korábbi munkaviszonyban [72. § (1) bek.] töltött időtartamok
megnevezése
a munkahely megnevezése
beosztás
besorolás
a megszűnés módja

- a közszolgálati jogviszony kezdete, a kiszámításánál figyelmen kívül hagyandó időtartamok
- állampolgársága
- erkölcsi bizonyítvány száma, kelte
- közigazgatási alapvizsga adatai
- közigazgatási szakvizsga adatai
- a jubileumi jutalom és a végkielégítés mértéke kiszámításának alapjául szolgáló időtartamok,
- esküokmány száma, kelte,
- közigazgatási versenyvizsga adatai

- az alkalmazó közigazgatási szerv neve, székhelye, statisztikai számjele
- e szervnél a közszolgálati jogviszony kezdete
- köztisztviselő jelenlegi besorolása, besorolásának időpontja
- munkakör(ök) megnevezése és a betöltés időtartama, FEOR szám
- vezetői kinevezésének, megbízásának, valamint annak meghosszabbításának és megszűnésének adatai
- címadományozás, jutalmazás, kitüntetés adatai
- a minősítések időpontja
- hatályos fegyelmi büntetés

- személyi juttatások nyilvántartása a központi létszám- és bérgazdálkodási statisztikai információs rendszer figyelembevételével

- kormányzati kirendelésének adatai

- a közszolgálati jogviszony megszűnésének, valamint a végleges és határozott idejű áthelyezés időpontja, módja, a végkielégítés adatai.
- a felmentési időtartam adatai.

- a Ktv. 21. § (5) bekezdés c) pontjában foglaltakkal összefüggő adatai (a köztisztviselő bejelentése gazdasági társaságnál vezető tisztségviselői, illetve felügyelő bizottsági tagságával kapcsolatos megbízásáról)

közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, valamint a tevékenységére vonatkozó, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől; közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli.

 A minisztériumok, valamint a Miniszterelnöki Hivatal az illetmény és egyéb juttatás, valamint az ezekhez kapcsolódó adó-, társadalombiztosítási és egyéb, a közigazgatási szervet terhelő fizetési kötelezettségek teljesítése céljából külön törvényben meghatározott adatokat szolgáltatnak a kincstár részére. A kincstár számfejtett adatokat szolgáltat a szolgáltató központ útján – a díjazással kapcsolatos jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése céljából – a minisztériumok és a Miniszterelnöki Hivatal részére.

A honvédelemért felelős miniszter által vezetett minisztériummal közszolgálati jogviszonyban állók esetében a törvényben meghatározott adatokat a Költségvetés Gazdálkodási Információs Rendszer (KGIR) részére kell továbbítani, illetve a KGIR biztosítja a szolgáltató központ útján a számfejtett adatok átadását.

A minisztériumok és a Miniszterelnöki Hivatal a működésükhöz szükséges gazdasági, informatikai, műszaki és elhelyezési feltételek biztosítása céljából adatot szolgáltatnak a köztisztviselő nevéről, neméről, születési idejéről, valamint szervezeti és munkaköri adatokról a Szolgáltatási és Ellátás Alapadat Tár (szolgáltatási adattár) rendszer részére. A szolgáltatási adattár a szolgáltató központ útján adatokat szolgáltat a minisztériumok és a Miniszterelnöki Hivatal részére a köztisztviselő elhelyezésének adatairól, valamint – a foglalkoztatás megszüntetésével kapcsolatos jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése céljából – a köztisztviselő által használt eszközökről, igénybe vett szolgáltatásokról.

A közigazgatási szervek köztisztviselőinek képzésével, továbbképzésével, vizsgáztatásával összefüggő nyilvántartást a szolgáltató központ üzemelteti. A szolgáltató központ – az adatfelhasználás dokumentálásával – jogszabályban meghatározott feladatai ellátása érdekében statisztikai adatfeldolgozást végezhet.

A köztisztviselő közszolgálati jogviszonyával kapcsolatos iratok közül a köztisztviselő öt évnél nem régebbi fényképét, a közszolgálati alapnyilvántartás adatlapját, az önéletrajzot, a bűnügyi nyilvántartó szerv által kiállított hatósági bizonyítványt, az esküokmányt, a kinevezést és annak módosítását, a főtisztviselői kinevezést, a vezetői megbízást és annak visszavonását, a címadományozást, a besorolásról, illetve a visszatartásról, valamint az áthelyezésről rendelkező iratokat, a teljesítményértékelést, a minősítést, a közszolgálati jogviszonyt megszüntető iratot, a hatályban lévő fegyelmi büntetést kiszabó határozatot, a közszolgálati igazolás másolatát együttesen kell tárolni (személyi anyag).