Az egyszerűsített éves beszámoló választása, avagy: átírjuk a számviteli politikát?

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) előírja, hogy a gazdálkodó a törvény alapelvei és értékelési előírásai alapján, saját adottságainak megfelelő számviteli politikát alakítson ki és foglaljon írásba (Szt. 14. §). A vállalkozásnak ott kell választania és meghatároznia az eljárását, ahol a szabályozás mozgásteret ad, illetve ahol a saját működése miatt szükség van egyértelmű rendre.

Egy régi szabályzat attól még nem használhatatlan, hogy régi. A gond akkor kezdődik, ha a benne rögzített döntések és a tényleges gyakorlat eltérnek egymástól. 

A cég például évek óta rendszeresen készít részletes vezetői kimutatásokat, de a számviteli rendből nem derül ki, honnan származnak ezek az adatok és ki felel a lezárásukért. Máskor a vállalkozás beszámolási formája változik, miközben a szabályzat továbbra is a korábbi formára, más tagolásra és más mellékletre épül. Az eltérés a záráskor válik igazán kellemetlenné: mindenki a megszokott módon dolgozik, de a leírt szabályok már nem ugyanarról szólnak.
Az év vége előtti felülvizsgálatnak ezért jó kezdete lehet három egyszerű kérdés. Milyen beszámolót készítünk most, milyet készíthetünk a következő üzleti évtől, és mi változna ettől a tényleges munkában? Ha a válaszok nem férnek össze a hatályos számviteli politikával, a módosítást nem szabad egy új cím beírásával elintézni. A mérleg, az eredménykimutatás, a kiegészítő melléklet és a belső információk útját is végig kell követni.

Egyáltalán választható az egyszerűsített forma?

Az első szűrő jogszabályi. Az egyszerűsített éves beszámolót a kettős könyvvitelt vezető vállalkozó akkor készítheti, ha két egymást követő üzleti évben a mérleg fordulónapján a három nagyságrendi mutató közül bármelyik kettő nem haladja meg a törvényi határt. A mérlegfőösszegnél ez 2 milliárd forint, az éves nettó árbevételnél 4 milliárd forint, az üzleti évben átlagosan foglalkoztatottaknál 50 fő [Szt. 9. § (2) bekezdés]. Nem kell mindhárom számnak a határ alatt lennie, és nem is az utolsó lezárt év adatait kell magukban nézni. A két egymást követő üzleti év feltétele az, amely mellett a döntés megszülethet.
A számok mellett a kizáró okokat is ellenőrizni kell. A nyilvánosan működő részvénytársaság, az anyavállalat, a közérdeklődésre számot tartó gazdálkodó, valamint a törvényben meghatározott, tőzsdei kereskedésre engedélyezett vagy az engedélyezést kérelmező értékpapírt kibocsátó vállalkozó az értékhatárok teljesítése mellett sem alkalmazhatja ezt a beszámolási formát [Szt. 9. § (3) bekezdés]. A kisebb mérlegfőösszeg tehát önmagában nem belépőjegy.
A váltás sem egyik napról a másikra történik. Ha az egyszerűsített éves beszámolót készítő cég két egymást követő üzleti évben túllépi a három határérték közül bármelyik kettőt, a második üzleti évet követő évtől éves beszámolót kell készítenie. Ha az éves beszámolót készítő társaságnál két mutató két egymást követő évben a határ alá kerül, a második évet követő évtől választható az egyszerűsített éves beszámoló [Szt. 97. § (1)-(2) bekezdés]. A vizsgálatnál külön figyelmet érdemel a rövid üzleti év és a jogelőd nélküli alapítás; ilyenkor a törvény megfelelő számítási szabályait kell alkalmazni. Ugyanezért célszerű az év közben induló új üzleti évet is külön azonosítani, mielőtt bárki pusztán naptári évek adataiból von következtetést.

Ezeket a feltételeket a könyvelő természetesen ki tudja számítani. Az ügyfélnek azonban tudnia kell, hogy a jogosultság csak a döntés első fele. Attól, hogy a cég választhat egyszerűbb beszámolót, még nem biztos, hogy az érdeke is ezt kívánja. Ez már nem pusztán számviteli értékhatár kérdése, hanem a vállalkozás terveié.

Mi lesz egyszerűbb a beszámolóban?

Az éves beszámolóhoz képest az egyszerűsített éves beszámoló mérlege és eredménykimutatása összevontabb, kiegészítő mellékletének kötelező adattartalma szűkebb.
Mindkét forma mérlegből, eredménykimutatásból és kiegészítő mellékletből áll, az egyszerűsített éves beszámolóhoz azonban nem kell üzleti jelentést készíteni [Szt. 19. § és 96. §]. Az éves beszámoló kiegészítő mellékletében szereplő cash flow-kimutatás sem kötelező része az egyszerűsített éves beszámolónak. Már ez is jelentős különbség lehet ott, ahol a záráskor minden egyeztetési nap számít.
A mérlegből elmaradó részletező sorok azonban nem tűnnek el a gazdasági életből. A követeléseket ugyanúgy nyilván kell tartani, a készletek értékét ugyanúgy alá kell támasztani, a kötelezettségeket ugyanúgy egyeztetni kell. Az egyszerűbb beszámoló a közzététel és az összeállítás egy részét könnyíti meg, de nem változtatja át a könyvelést néhány összevont számmá. Ennek a különbségnek a számviteli politikában és a zárási munkarendben is világosan látszania kell.
A kiegészítő mellékletre ugyanez igaz. A törvény az egyszerűsített éves beszámolóhoz kevesebb kötelező közlést ír elő, de a megmaradó követelményeket teljesíteni kell. Emellett a megbízható és valós összképhez szükséges magyarázat nem válik feleslegessé attól, hogy egy adott adat külön felsorolása nem kötelező. A jó melléklet nem attól jó, hogy hosszú. Attól jó, hogy a beszámoló olvasója nem érti félre a lényeget.

Az ügyfélnek is legyen haszna a könnyítésből

A könyvelőirodának az egyszerűsített éves beszámoló kézzelfogható előnyt jelenthet. Kevesebb kötelező részletezés, elmaradó üzleti jelentés, rövidebb egyeztetési lista: mindez felszabadíthat időt a zárási időszakban. Az ügyfél felől nézve azonban az időmegtakarítás csak akkor előny, ha az el nem készített kimutatásokra valóban nincs szükség, vagy más úton, tervezetten állnak rendelkezésre.
Ha a vállalkozás bankhitelre készül, új befektetőt keres, vagy rendszeresen nagy értékű szerződésekért versenyez, a közzétett beszámolónál részletesebb adatokat kérhetnek tőle. Kérhetik például a követelések korosítását, a készlet összetételét, a főkönyvi részleteket vagy a várható pénzáramokat. Ezeket nem kell pusztán emiatt az éves beszámoló kötelező mellékletévé nyilvánítani. Arra viszont fel kell készülni, hogy az összeállításuknak felelőse, ideje és költsége van. A záráskor megspórolt munka könnyen a hitelkérelem hetében tér vissza, amikor a legkevesebb idő jut rá.
Az ügyvezető helyzete sem hagyható ki. A vállalkozás irányításához a közzétett beszámoló soha nem volt az egyetlen lehetséges információforrás, és nem is volna szerencsés annak tekinteni. A vezetőnek év közben is tudnia kell, mely követelések késnek, mely termékek állnak a raktárban, mennyi pénz kell a következő hónap kötelezettségeire. Az összevontabb beszámoló mellett ezek az adatok ugyanúgy előállíthatók. A számviteli politika felülvizsgálata jó alkalom tisztázni, hogy a beszámolóhoz kapcsolódó eljárások és a belső kimutatások hol találkoznak, és hol válnak el egymástól.
Így az egyszerűsítés ára és haszna sem mondható meg általában. Egy viszonylag egyszerű működésű cégnek valódi tehercsökkenés lehet. Egy gyorsan növekvő, több bankkal tárgyaló társaságnál a rövidebb nyilvános beszámoló mellett ugyanannyi vagy akár több belső egyeztetésre lehet szükség. A könyvelési díj esetleges változását is a tényleges feladatokhoz kell kötni, nem a beszámoló nevéhez.

Mit írjunk át, és mit hagyjunk meg?

Ha az ügyfél az egyszerűsített éves beszámoló mellett dönt, a számviteli politikában elsőként a beszámoló formájára és összeállításának rendjére vonatkozó részeket érdemes ellenőrizni. A mérleg és az eredménykimutatás választott tagolása, a kiegészítő melléklet előállítása, a záráshoz szükséges egyeztetések és a felelősségek alkossanak egyetlen, működő rendszert. Vizsgáljuk meg a kapcsolódó szabályzatokat is, ha a változás a leltározás, az értékelés vagy az önköltségszámítás kialakított rendjét ténylegesen érinti. Amit az áttérés nem érint, azt nincs ok csak a változtatás kedvéért átírni.
Érdemes a korábbi és a tervezett gyakorlatot egymás mellé tenni. Milyen mérlegsorokat mutatott be eddig külön a társaság? Az összevonás után is kell-e ezekről belső bontás? Mely adatokat tartalmazta a régi kiegészítő melléklet csak azért, mert az éves beszámoló előírta, és melyek segítettek valóban megérteni a cég helyzetét? A válaszokból nemcsak az derül ki, milyen szöveget kell módosítani a számviteli politikában. Az is, mely munkát lehet valóban elhagyni, és melyet célszerű más célra továbbra is elvégezni.

Az összehasonlíthatóságra is gondolni kell. Aki évről évre ránéz egy társaság beszámolójára, változást lát majd a bemutatás részletezettségében. Ha ugyanaz a gazdasági folyamat más soron vagy összevontabban jelenik meg, a vezetésnek tudnia kell, hogyan értelmezze az adatokat, a beszámoló készítőjének pedig a törvény összehasonlító adatokra és tagolásra vonatkozó rendelkezései szerint kell eljárnia. A forma megváltoztatása nem ürügy arra, hogy a korábbi évvel való összevetés nehézségét egyszerűen az olvasóra hagyjuk.

Nem minden változás azonos természetű. A beszámolási forma választása más kérdés, mint például az értékcsökkenési leírás módszere, a jelentős összegű hiba meghatározása vagy a készletek értékelésének gyakorlata. Egyikhez se nyúljunk automatikusan a másik miatt. De ha a vállalkozás működésében olyan fordulat történt, amely miatt a régi választások már nem megfelelőek, az év végi áttekintés jó alkalom arra is, hogy ezeket külön napirendre vegyük. A számviteli politika egységét az adja, hogy a külön döntések ugyanannak a valós vállalkozásnak a működését követik.
Az egyszerűsített beszámoló választása önmagában nem jogosít fel arra, hogy a társaság elhagyja a neki szükséges analitikát, megváltoztassa az eszközök értékelését vagy lazítson az egyeztetésen. Ha a mérlegben két adat összevontan jelenik meg, a mögötte álló tételeknek továbbra is ellenőrizhetőknek kell maradniuk. Különösen fontos ez ott, ahol a vezetés, a finanszírozó vagy a könyvvizsgáló később részletes bontást kérhet. A nyilvános forma megválasztása és a belső nyilvántartások részletessége összefügg, de nem ugyanaz a döntés.

Van még egy könnyen elsikkadó szempont: ki dönt, és ki írja alá a változást? 

A számviteli politika elkészítéséért és módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy felelős [Szt. 14. § (12) bekezdés]. A könyvelő szakmai számítást, javaslatot és szöveget készíthet, de a vállalkozás céljait nem találhatja ki az ügyfél helyett. A beszélgetésnek ezért nem azzal kell kezdődnie, hogy melyik sablont használjuk. Azt kell megkérdezni, mire használja az ügyfél a beszámolót, milyen tervei vannak, és ki számít majd az abban szereplő információkra.
A törvénymódosítások átvezetésének külön határideje van az Szt. 14. § (11) bekezdésében. Az üzleti döntésből következő módosításnál pedig az a lényeg, hogy a következő üzleti évben alkalmazott eljárásokkal összhangban, időben rögzítsük a választást. Ezt a zárás előtti nyugodtabb hetekben könnyebb megtenni, mint akkor, amikor már a beszámoló utolsó számaiért folyik az egyeztetés.

Az egyszerűsített éves beszámoló lehet jó választás. Nem azért, mert kevesebb sort kell kitölteni, hanem mert a vállalkozásnak elegendő nyilvános keretet ad, miközben a szükséges részletek ott maradnak a döntéshozók kezében. Ha ezt előre végiggondoljuk, a számviteli politika módosítása nem év végi papírmunka lesz, hanem annak pontos leírása, hogyan akar a cég számot adni önmagáról.

(Cikkünket teljes terjedelmében a Számviteli Értesítő októberi számában olvashatják)