CÍMKEFELHŐ
gazdasági szakkiadó | hivatalos állásfoglalás | adó | pénzügy | gazdasági folyóirat | szakkönyv | jogszabálykereső | kommentár | letölthető szerződésminták | tudástár | tanácsadás | gazdasági kiadványok | gazdasági konferencia | ingyenes számviteli tanácsadás | könyvelők kötelező továbbképzése | kötelező kreditpontok 2018 | közlöny | kormányrendelet | céginformáció

ÖSSZEFOGLALÓK

GDPR munkaviszonnyal összefüggő kérdései
A hír több mint 30 napja nem frissült!

2018. május 25. napjától kell alkalmazni az Európai Unió általános adatvédelmi rendeletét Magyarországon is [az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 Rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről, a továbbiakban: Rendelet vagy GDPR].

2018. április 23.

A Rendelet olyan adatvédelmi és adatbiztonsági előírásokat tartalmaz, amelyeket az egyes tagországoknak kötelező betartaniuk külön erre vonatkozó magyar jogszabály hiányában is, hiszen a GDPR szabályai közvetlenül, hazai jogba történő átültetés nélkül is alkalmazandóak. Jelenleg Magyarországon a személyes adatok védelmére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) rendelkezései vonatkoznak, amiket a GDPR várhatóan felülír több tekintetben, így a jelen cikkben a Rendeletben szereplő szabályokra is figyelemmel hozok gyakorlati megoldásokat.


A személyes adatok kezelésének kézenfekvő területe a munka világa, hiszen egy magánszemély interjúztatásától kezdve tulajdonképpen annak nyugdíjba vonulásáig kötelező a cégeknek bizonyos személyes adatokat kezelni.
Személyes adatnak minősül a Rendelet alapján az azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; így például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező, képmás. Az Infotv. megfogalmazása is nagyon hasonló, eszerint személyes adatnak kell tekinteni bármilyen, az érintettel kapcsolatba hozható adatot vagy az adatból levonható következtetést. Ennek értelmében személyes adatnak minősül többek között a jelentkező neve, életkora, azonosító számai, telefonszáma, e-mail címe, lakhelye, gazdasági, kulturális érdeklődési köre, gyakorlatilag a legtöbb, a nyilvánosan elérhető oldalakon kezelt adat.
A személyes adatok körén belül létezik egy még inkább védett csoport, a személyes adatok különleges kategóriája, amely adatok a faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utalnak, valamint ide tartoznak a természetes személyek egyedi azonosítását célzó genetikai és biometrikus adatok – például ujjlenyomat –, az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes adatok is. A különleges személyes adatok ismerete azért fontos, mert ezek kezelésére szigorúbb szabályok vonatkoznak.


A munkaviszonnyal kapcsolatos adatkezelésnek három fázisát különíthetjük el:


1) a munkaviszony létesítéséig kezelt személyes adatok,
2) a munkaviszony létrejöttével és annak fennállása alatt kezelt személyes adatok, és a
3) munkaviszony megszűnését követően kezelt személyes adatok.


Mindhárom fázisban érvényesülnie kell a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) általános szabályának, miszerint a munkavállalótól csak olyan nyilatkozat megtétele vagy adat közlése kérhető, amely személyiségi jogát nem sérti és a munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszűnése szempontjából lényeges. A jelen cikk a munkaviszony létesítéséig megszerzett személyes adatok kezelésének mikéntjét kívánja bemutatni.


A munkaviszony létesítése előtt kezelt személyes adatok


Egy humánerőforrásért felelős munkatárs egyik legfőbb feladata a cég nyitva álló pozíciójára való megfelelő jelölt kiválasztása, ugyanis – különösen néhány „hiányszektorban” – egy új kolléga interjúztatása, majd felvétele esetén betanítása költséges feladat és csak hosszabb távon történő alkalmazás esetén térül meg.


Nyilvánossá tett személyes adatok


A legideálisabb jelölt felkutatása érdekében a vállalat felelős munkatársai azonban már nem csak önéletrajzot kérnek el és interjúztatnak, hanem az interneten fellelhető valamennyi releváns információt – pl. Facebook és LinkedIn profilokat – feldolgozva próbálják szűrni a jelentkezőket. Kérdés azonban, hogy minden nyilvánosan elérhető adat felhasználható-e ebből a célból, nem kell-e a cégeknek önmérsékletet gyakorolniuk az álláskeresők magánéletének tiszteletben tartása miatt?
A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság álláspontjával összhangban nem életszerű megtiltani, hogy a munkáltató a világhálón, illetve a közösségi oldalak nyilvános, azaz mindenki számára elérhető adatait, információit megtekintse. Ugyanakkor az Infotv. rendelkezései szerint személyes adatot a vállalat is csak célhoz kötötten, és csak a szükséges mértékben kezelhet. A cél értelemszerűen a munkaviszony létesítése, a szükséges mértéket pedig az alkalmazás eldöntéséhez releváns információk jelentik. Vagyis azon adatokat, amik nem kapcsolódnak szorosan a jelölt megítéléséhez, nem kezelhet a munkáltató. Ha például egy nyilvános Facebook profilt nézegetve a HR-es kolléga azt látja, hogy a jelölt szeret hétköznap esténként bárokban iszogatni, ez alapján még nem zárhatná ki a kiválasztási folyamatból.
Érdemes azt is átgondolni, hogy az interneten, közösségi oldalakon fellelhető információk pontosságát, valódiságát nem lehet garantálni. Akár a jelentkező is építheti tudatosan, egy jövőbeli alkalmazó tetszésének megfelelően profilját, illetve a rosszhiszemű álprofilok létrehozása sem zárható ki, így minden esetben érdemes fenntartásokkal kezelni a megismert adatok minőségét.
Amellett, hogy a munkáltató felhasználja-e ezeket az adatokat, tudnia kell, hogy a keresés mikéntjéről tájékoztatnia kell a jelentkezőt. Azaz, ha a kiválasztási folyamat, az értékelés automatikus részét képezi a nyilvános profil vizsgálata, akkor ezt tudatni kell az álláskeresővel, hiszen csak így biztosítható, hogy az érintett vitathassa a levont következtetést.
A tisztességes eljárásnak természetesen az is részét képezi, hogy a munkáltató nem használja fel a jelentkező nem nyilvános adatait annak hozzájárulása nélkül, így például ha egy társaság látja, hogy kollégája ismerőse a jelöltnek a LinkedInen, akkor nem lehet a kollégán keresztül megismerni a magáncélú, zártan kezelt információkat.
A fentiek kapcsán az az álláspontom, hogy a magánszemély is felelősséggel tartozik a tekintetben, hogy ki és milyen adatait ismerheti meg és ez alapján milyen következtetést von le abból. Célszerű kihasználni a közösségi portálok adatvédelmi beállítási lehetőségeit, ennek keretében tudatosan lehet alakítani az információk nyilvánosságát és védeni a magánéletet.


Hatósági erkölcsi bizonyítvány


Sokszor merül fel kérdésként, hogy a háttérvizsgálat keretén belül mikor kérhető hatósági erkölcsi bizonyítvány a jelölttől. Itt egyrészt vannak olyan pozíciók, amikor törvény teszi lehetővé a közokirat kérését – pl. nemzetbiztonsági munkakörökben –, illetve vannak esetek, amikor a munkáltatónak kell mérlegelnie, hogy szükségszerű-e a jelölt előéletének ilyen mértékű vizsgálata – például pénzügyi pozíciókban. Az azonban egyértelmű, hogy általános jelleggel, speciális indok nélkül erkölcsi bizonyítványt kérni az álláskeresőtől jogszabályba ütköző. Kérdés azonban, hogy a munkaviszony létesítésében érdekelt pályázó mennyire akarja vagy fogja jogai érvényesítésével, akár vitával indítani a munkáltatóval létrejövő kapcsolatát – véleményem szerint itt a cég felelőssége, hogy jobban végiggondolja az ellenőrzési gyakorlatát.


Munkavállalótól beszerzett személyes adatok


Ha egy cég álláshirdetést ad fel és erre válaszul érkeznek önéletrajzok, motivációs levelek, akkor a dokumentumokban megjelenő személyes adatokat a munkáltató jogszerűen kezelheti, hiszen azzal, hogy a jelentkező önként megküldte ezeket az iratokat, vélelmezni lehet a hozzájárulását az abban szereplő adatok kezeléséhez. Más azonban a helyzet, ha a munkáltató például egy online kérdőív közzétételével előszűri a munkavállalókat. Ilyenkor azt érdemes végiggondolni, hogy mely adatok tényleg relevánsak a munkaviszony betöltéséhez, és csak ezekre leszűkíteni a kérdéssort. Továbbá a jelentkezőt minden esetben célszerű tájékoztatni a személyes adatai kezelésének mikéntjéről (ideértve a célt, a jogalapot, az időtartamot). Ha az előszűrés automatizált adatkezelést is jelent (pl. a program kiszűri azokat a jelentkezőket, akiknek lakhelye a cég székhelyétől több, mint 50 km-re található), akkor a társaság köteles további intézkedéseket tenni az érintett jogainak védelme érdekében, ideértve a jelentkezőnek legalább azt a jogát, hogy az adatkezelő részéről emberi beavatkozást kérjen, álláspontját kifejezze, és a döntéssel szemben kifogást nyújtson be.


Ha nem jön létre a munkaviszony...


Ha a munkavállaló nem kerül kiválasztásra, akkor személyes adatai kezelésének megszűnik a célja, vagyis az adatkezelés a továbbiakban jogszerűtlenné válik. A gyakorlatban azonban sok cég biztos, ami biztos alapon megőrzi a jobb jelöltek önéletrajzát, elérhetőségét, terveire vonatkozó jegyzeteket, remélve, hogy ha az egyébként felvett kolléga mégsem teljesít megfelelően, akkor próbaidő alatt könnyebben pótolható lesz, illetve hosszabb távon is azt remélve, hogy lerövidítheti a jelöltkereséssel töltött időt.
Adatvédelmi szempontból azonban a létre nem jött munkaviszony az adatok törlését kívánja meg, legyen szó akár a szerverre mentett önéletrajzról, akár a levelező rendszerben a kapcsolódó e-mailek törléséről. Amennyiben a munkáltató további kapcsolatfelvétel céljából mégis meg kívánja tartani a jelentkező személyes adatait és az ezeket is tartalmazó dokumentációt, akkor arra vonatkozóan külön eljárásrendet kell kialakítania, ami adatvédelmi szempontból is megfelelő. Jó gyakorlat lehet az érintett külön hozzájárulásának beszerzése abból a célból, hogy adott munkakörre alkalmas személyek nyilvántartásába felkerüljenek az elérhetőségei, főbb adatai egy évig, garantálva, hogy a meghatározott időn túl a személyes adatok törlésre kerülnek, illetve biztosítva az érintett jogát arra vonatkozóan, hogy kérje a nyilvántartásból való törlését.


Látható, hogy egy még létre nem jött jogviszony során is mennyi mindenre kell figyelnie a munkáltatónak, ha meg szeretne felelni az adatvédelmi előírásoknak. Érdemes a cégeknek egy egyszeri – akár külső szolgáltató cég, ügyvéd közreműködésével lefolytatott – felülvizsgálat keretén belül felmérni kapcsolódó folyamataik adatvédelmi vetületeit és olyan megfelelő eljárásrendet kialakítani, ami lehetőség szerint illeszkedik a már felépített folyamatokhoz. Ugyanakkor a munkavállalói oldalon is sokkal nagyobb tudatosságra lenne szükség az adatok nyilvánossá tétele tekintetében, hiszen az adatvédelmi hatóság által kiszabható bírságon túl ők fogják a legnagyobb motivációt jelenteni a cégek számára a változtatásban.

(dr. Papp Anna Katalin)

 

További hírek