A 2014. június 30-ig hatályos – igencsak szép kort megélt és sokszor módosított – a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendeletet felváltotta a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (továbbiakban: NGM rendelet).

Az NGM rendelet hatálya kiterjed:
– a nyomtatvány felhasználásával kibocsátott nyugtára és számlára,
– a számlázó programmal előállított számlára, és
– a számítógéppel előállított nyugtára.
Az NGM rendelet hatálya azonban csak annyiban terjed ki a pénztárgéppel és taxaméterrel kibocsátott számlára és nyugtára, amennyiben az erről kifejezetten rendelkezik. A nyomtatvány felhasználásával kibocsátott nyugta és számla, a számlázó programmal előállított számla, továbbá a számítógéppel előállított nyugta akkor minősül adóigazgatási azonosításra alkalmasnak, ha megfelel az NGM rendeletben foglalt előírásoknak.

Pénztárgéppel kiállított nyugta adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának feltétele, hogy a pénztárgép megfeleljen a pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról szóló Pénztárgép rendeletben meghatározott feltételeknek. A taxaméterrel kiállított nyugta adóigazgatásra való alkalmasságának feltétele, hogy a taxaméter megfeleljen a taxaméterek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló taxaméterek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről szóló rendeletben meghatározott feltételeknek.

A pénztárgéppel kibocsátott számla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának feltétele, hogy
– a pénztárgép megfeleljen a Pénztárgép rendeletben meghatározott feltételeknek, valamint
– a pénztárgép számlázófunkciója megfeleljen az NGM rendelet 8. § (1) bekezdés a) pontjában és a 8. § (2)–(5) bekezdésében foglaltaknak.

A számlázó programmal szemben követelmény, hogy:
– a számlázó program kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást biztosítson, és
– a számlázó programot bejelentsék.
A számlázó programnak az adóalany nem magyarországi adószámán történő számla kibocsátásához a belfölditől elkülönített sorszámtartományt kell biztosítania. A sorszámozás folyamatossága nem sérül, ha:
– a csoportos adóalanyiságban részt vevő tagok belső, egymás közötti kapcsolataiban a számlának nem minősülő egyéb számviteli bizonylat kibocsátása, és
– a csoportos adóalanyiságban részt vevő tagok külső, harmadik személlyel szembeni kapcsolataiban a számla kibocsátása azonos sorszámtartományon belül történik.

A sorszámozás folyamatossága nem sérül akkor sem, ha a számla, az áfatv. 165. § (1) bekezdés a) pontjában meghatározott, valamint egyéb, az áfatv. tárgyi hatálya alá nem tartozó ügyletről kibocsátott számviteli bizonylat kibocsátása azonos sorszámtartományon belül történik. Abban az esetben, ha a program egyaránt alkalmas számla és nyugta előállítására, számla és nyugta kibocsátása elkülönített sorszámtartományon is történhet. Az adóhatóság jogosult a számla kiállításának folyamatát úgy is ellenőrizni, hogy felügyelete alatt a számla kiállítója – próbajelleggel – bocsát ki számlát.

A számlázó programot fejlesztőként, forgalmazóként értékesítő adóalany köteles az általa értékesített számlázó programot annak neve, azonosítója, a vevő neve és az értékesítés időpontja szerint nyilvántartani. A számlázó program fejlesztője, forgalmazója a számlázó programot kizárólag adóalanynak értékesítheti, aki/amely köteles az értékesítést megelőzően adóalanyiságát igazolni. A számlázó program fejlesztője, forgalmazója köteles a számlázó program értékesítéséről kibocsátott számlán feltüntetni a számlázó programot beszerző adóalany adószámát.

A számlázó program értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles a vevő, felhasználó részére átadni vagy egyéb módon rendelkezésére bocsátani a számlázó program fejlesztője által készített, magyar nyelvű felhasználói dokumentációt, valamint tájékoztatnia kell a vevőt, felhasználót a számlázó program nevéről és azonosítójáról. A dokumentációnak tartalmaznia kell a számlázó program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a számlázó program valamennyi funkciójának ismertetését. A számlázó program kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre.
A számlázó program funkcióinak módosítása esetén az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles gondoskodni arról, hogy a vevő, felhasználó rendelkezésére álljon a dokumentáció funkciómódosítást leíró kiegészítése, módosítása. A számlázó programot használó adóalany a dokumentációt, valamint annak valamennyi kiegészítését, módosítását az ezen számlázó programmal kibocsátott számlában áthárított adó megállapításához való jog elévüléséig köteles megőrizni. Az adóalany ezen megőrzési kötelezettségének elektronikusan is eleget tehet.
Fontos, hogy a dokumentáció tekintetében meghatározott kötelezettségek vonatkoznak a saját fejlesztésű programot használó adóalanyra is.

Az NGM rendelet 2014. október 1-jétől hatályos 11. és 13. §-a alapján az adóalany köteles az általa használt, illetve használatból kivont számlázó programot és/vagy online számlázó rendszert az adóhatósághoz bejelenteni.

Az NGM rendelet 21. §-a alapján a 2014. október 1-jét megelőzően beszerzett és 2014. október 1-jén még használatban lévő számlázó programok, igénybe vett online számlázó rendszerek, továbbá használatba vett, számla kibocsátására alkalmas saját fejlesztésű programok adatait az adóalanynak 2014. november 15-ig kell bejelenteni. A 2014. október 1-je és 2014. október 15-e között használatból kivont számlázó program, online számlázási szolgáltatás igénybevételének befejezését ugyancsak 2014. november 15-ig kell az adóhatósághoz bejelenteni. Egyéb esetekben a bejelentési kötelezettséget a számlázó program rendeltetésszerű használatbavételétől, illetve használatból való kivonásától számított 30 napon belül (NGM rendelet 11. §), valamint az online számlázó szolgáltatás igénybevételének kezdetétől, illetve az online számlázási szolgáltatás igénybevétele befejezésétől számított 30 napon belül (NGM rendelet 13. §) kell teljesíteni.

Az NGM rendelet 2. § 2. pontja szerint számlázó program a számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó rendszereket is. Ennek értelmében a bejelentési kötelezettség kiterjed azokra a többfunkciós informatikai megoldásokra is – pl. komplex ügyviteli rendszerek – amelyek más funkciók mellett számla kibocsátására is alkalmasak. Online számlázó rendszer alatt – az általános fogalomhasználat szerint – a hálózaton keresztül elérhető, számlázó szolgáltatást nyújtó rendszer értendő.

A bejelentésnek a következő adatokat kell tartalmaznia:
a) a használt számlázó program
• nevét, azonosítóját,
• fejlesztőjének nevét, és – ha van – adószámát,
• értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát,
• beszerzésének, használata megkezdésének vagy – saját fejlesztésű program esetén – a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját;
b) online számlázó rendszer használata esetén
• annak nevét és elérhetőségét,
• az online számlázási szolgáltatást nyújtó nevét, adószámát,
• az online számlázási szolgáltatás igénybevételének kezdő időpontját;
c) a használatból kivont számlázó program
• az a) pont szerinti adatait,
• használatból történő kivonásának időpontját;
d) a használatból kivont online számlázó rendszer esetén
• a b) pont szerinti adatait,
• az online számlázási szolgáltatás igénybevétele befejezésének időpontját.

A számlázó program azonosítója bármilyen, a fejlesztő által meghatározott szám-, betű-, vagy egyéb karakterkombináció lehet, ami a számlázó program egyedi azonosítására szolgál (ami alapján a fejlesztő, a forgalmazó a számlázó programot az értékesítéskor nyilvántartásba veszi). A számlázó program értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor a vevőt, felhasználót tájékoztatni kell a számlázó program nevéről és azonosítójáról.

A számlázó program frissítése, verzióváltása esetén nem kell ismételten bejelentést tenni, miután ez esetben a használatba vett és már bejelentett program nem – csak annak működése – változik, vagyis a korábbi név és azonosító alapján maga a program továbbra is beazonosítható marad.

Amennyiben az adóalany helyett, de az adóalany nevében más állítja ki a számlát, a számlázó programot használó adóalanynak azt az adóalanyt kell tekinteni, akinek/amelynek a nevében a számlázó programmal a számlát kibocsájtják, vagyis nem a meghatalmazottat. Mindez nem zárja ki annak a lehetőségét, hogy ténylegesen (fizikálisan) – a képviseleti szabályok figyelembe vételével – a bejelentési kötelezettségnek a meghatalmazott tegyen eleget.

A bejelentés teljesítéséhez az adóhatóság a SZAMLAZO megnevezésű nyomtatványt rendszeresíti. A SZAMLAZO adatlap internetes kitöltő-ellenőrző programja és a hozzá tartozó kitöltési útmutató 2014. október 1-jétől letölthető a Nemzeti Adó- és Vámhivatal honlapjáról (http://www.nav.gov.hu/Letöltések/Nyomtatványkitöltő programok/Egyszerű keresés/Összetett keresés).
A nyomtatvány elektronikus kitöltését ezúttal is aktív súgó segíti.
(A nyomtatvány és kitöltési útmutatója előzetesen, tájékoztató jelleggel 2014. szeptember 1-jétől a NAV honlapján közzétételre került.)
A SZAMLAZO nyomtatvány elektronikus úton az ügyfélkapun keresztül, illetőleg papír alapon nyújtható be 2014. október 1-jétől az állami adóhatóságnak.

A nyomtatvány a következő lapokból áll:
– SZAMLAZO Főlap,
– SZAMLAZO-01 Számlázó program és online számlázó rendszer használatba vételének és használatból történő kivonásának bejelentésére szolgáló lap.

Az állami adóhatóság a benyújtott nyomtatvány helyességét megvizsgálja és amennyiben az adatlap az adózó közreműködése nélkül nem javítható ki, az adózót az állami adóhatóság 15 napon belül – megfelelő határidő kitűzésével – hiánypótlásra (javításra) szólítja fel.
A hibásan benyújtott adatlap javításához új adatlapot kell kitölteni és benyújtani. Ebben az esetben a főlap (B) blokkjába be kell írni az eredeti (a javítani kívánt) adatlap 10 jegyű vonalkódját, amely a javításra való felhívást tartalmazó (kiértesítő) levélben található. A javító adatlapot teljes körűen ki kell tölteni, azaz az eredetileg benyújtott adatlap valamennyi hibátlan adatát és a javítani szükséges helyes adatokat is fel kell tüntetni a javító adatlapon.

A SZAMLAZO főlapjának (A) blokkját az adóhatóság tölti ki, azzal teendője nincs a bejelentőnek.

A (B) blokkban kell feltüntetni az adatlap benyújtására kötelezett adatait. A „Hibásnak minősített adatlap vonalkódja” rovatot akkor töltheti ki, ha az állami adóhatóság hibalistával kiértesítő levelet (kiértesítést) küldött vissza és ezt a hibás adatlapot módosítja.
Ha a levelezési cím meghatározása a postafiók megjelölésével történik, akkor a közterület jellege rovatba postafiókot kell írni, a postafiók számát pedig a házszám rovatban kell feltüntetni.
A főlapon ügyintézőként annak a személynek a nevét kell feltüntetni, aki az adatlapot összeállította, és aki az adatlap esetleges javításába bevonható. Ha az adatlapot külső cég vagy erre jogosult egyéb személy készítette és az adatlap javításába bevonható ügyintézőként az ő adatait kell közölni. Az ügyintéző nevének kitöltése esetén célszerű telefonszámának a megadása is.

A (C) blokkban kell feltüntetni a megfelelő kódkockában történő számadat megjelölésével, hogy a nyomtatványon a számlázó program és/vagy online számlázó rendszer használatba vételének, illetve használatból történő kivonásának a bejelentése céljából mennyi blokkot töltött ki bejelentés fajtánként a dinamikus lapokon.

Az ún. dinamikus lapokat blokk fajtánként (SZAMLAZO-01 A,B,C,D) – mindig az első laptól kezdve – folyamatosan kell kitölteni, elektronikus kitöltés esetén a kitöltött blokkok és lapok számát a program automatikusan számolja.

A papíralapon benyújtott bejelentést – fő szabály szerint – az adózónak kell aláírnia, de lehetőség van arra is, hogy a bejelentést az adózó helyett a képviselője, meghatalmazottja írja alá.
Amennyiben a magánszemély adózó az állami adóhatóság előtt nem kíván, vagy nem tud személyesen eljárni, úgy a képviseletében eljárhat és a bejelentést helyette aláírhatja a törvényes képviselője, valamint meghatalmazottként képviseleti jogát igazoló ügyvéd, ügyvédi iroda, európai közösségi jogász, adószakértő, okleveles adószakértő, adótanácsadó, könyvelő, számviteli, könyvviteli szolgáltatásra vagy adótanácsadásra jogosult gazdasági társaság alkalmazottja, tagja, közokiratban vagy teljes bizonyító erejű magánokiratban foglalt eseti meghatalmazás, vagy megbízás alapján más nagykorú személy.
Abban az esetben, ha a meghatalmazó egyéni vállalkozó, akkor meghatalmazás alapján nagykorú alkalmazottja is aláírhatja a bejelentést.
Gazdálkodó szervezet esetében a bejelentést aláírhatja a rá vonatkozó szabályok szerint képviseleti joggal rendelkező személy, vagy munkaviszonyban álló jogtanácsos, a képviseleti jogosultságát igazoló nagykorú tag, alkalmazott, megbízás alapján eljáró jogtanácsos, továbbá ügyvéd, ügyvédi iroda, európai közösségi jogász, adószakértő, okleveles adószakértő, adótanácsadó, könyvelő, számviteli, könyvviteli szolgáltatásra vagy adótanácsadásra jogosult gazdasági társaság, illetőleg egyéb szervezet alkalmazottja, tagja is.

Amennyiben a bejelentést az állami adóhatósághoz bejelentett, a vonatkozó bejelentés aláírására jogosult állandó meghatalmazott írja alá, úgy ezt a tényt a bejelentés megfelelő kódkockájában „X”-szel kell jelölni.
A bejelentést, illetőleg a bejelentéssel egyenértékű nyilatkozatot adótanácsadó, adószakértő, okleveles adószakértő ellenjegyezheti. Az ellenjegyzett hibás bejelentés, illetőleg a bejelentéssel egyenértékű nyilatkozat esetén a mulasztási bírságot az állami adóhatóság az adótanácsadó, adószakértő, okleveles adószakértő terhére állapítja meg.

Amennyiben az adózó nem kötelezett bejelentését elektronikus úton benyújtani, és a bejelentést meghatalmazott írja alá – az állami adóhatósághoz bejelentett és a vonatkozó bejelentés aláírására jogosult állandó meghatalmazott kivételével –, a meghatalmazást csatolni kell az bejelentéshez, és ezt a Főlap blokkjában, a kódkockában „X”-szel kell jelölni. A meghatalmazás csatolása nélkül a bejelentés érvénytelen!
A meghatalmazásnak tartalmaznia kell a kiállítás időpontját, a meghatalmazás érvényességét, azon kötelezettségeket, melyek teljesítésére kiterjed, valamint a meghatalmazott és a meghatalmazó mindazon adatait, amelyekből a meghatalmazó és a meghatalmazott személye egyértelműen megállapítható. A papír alapon benyújtott bejelentést az adózónak, vagy törvényes képviselőjének, meghatalmazottjának alá kell írnia.
Az állami adóhatósághoz be nem jelentett, vagy az állami adóhatósághoz bejelentett, de a jelen bejelentés aláírására nem jogosult állandó meghatalmazott által aláírt bejelentés – eseti meghatalmazás csatolása nélkül – érvénytelen, csak az állami adóhatósághoz az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelentett, a vonatkozó bejelentés aláírására jogosult állandó meghatalmazott esetén lehet a meghatalmazás bejelentéshez történő csatolását mellőzni.

Az állami adóhatóságnál rendszeresített állandó meghatalmazás nyomtatvány, valamint az eseti meghatalmazásra ajánlott nyomtatvány minták a NAV honlapjáról letölthetőek (http://www.nav.gov.hu/letöltések-egyéb/adatlapok, igazolások, meghatalmazás minták).

A SZAMLAZO-01lap(ok) a számlázó program és online számlázó rendszer használatba vételének és használatból történő kivonásának bejelentésére szolgál(nak).
Az (A) blokkot kell kitölteni, amennyiben számlázó program használatba vételét szeretné bejelenteni. Itt kell feltüntetni a használatba vett számlázó program adatait: a számlázó program nevét, azonosítóját, a program fejlesztőjének nevét és – ha van – adószámát, az értékesítő (forgalmazó), illetve rendelkezésre bocsátó nevét és adószámát, valamint a program beszerzésének és programhasználat kezdetének időpontjait. Több fejlesztő esetén a számlázó program felhasználói dokumentációjában elsődlegesen megjelölt fejlesztő adatát kell az adatlapon szerepeltetni.
A számlázó program azonosítója bármilyen a fejlesztő, forgalmazó által meghatározott szám-, betű-, vagy egyéb karakterkombináció lehet, ami a számlázó program egyedi azonosítására szolgál, és ami alapján a számlázó programot az értékesítő nyilvántartásba vette. A számlázó program értékesítésekor a vevőt tájékoztatni kell a számlázó program nevéről és azonosítójáról.
Törlési szándék a „Használatba vétel bejelentésének törlése” kódkockánál „X” jelöléssel jelezhető, amennyiben a korábban benyújtott, tévesen kitöltött adatokat szükséges töröltetni. Ebben az esetben az egész (A) blokkot ki kell tölteni, megismételve a téves adato(ka)t is, melye(ke)t törölni kell. Ezután a következő lapon kell az (A) blokkot a helyes adatokkal kitölteni, amennyiben nem eleve hibás bejelentés történt.

A (B) blokk részt kell kitölteni, amennyiben számlázó program használatból történő kivonás bejelentésénél.
Itt kell feltüntetni a használatból kivont számlázó program adatait: a számlázó program nevét, azonosítóját, a program fejlesztőjének nevét és – ha van – adószámát, az értékesítő (forgalmazó), illetve rendelkezésre bocsátó nevét és adószámát, a program beszerzésének, valamint a programhasználat kezdetének és befejezésének időpontjait. Törlési szándék a „Használatba vétel bejelentésének törlése” kódkockánál „X” jelöléssel jelezhető, amennyiben a korábban benyújtott, tévesen kitöltött adatokat szükséges töröltetni. Ebben az esetben az egész (B) blokkot ki kell tölteni, megismételve a téves adato(ka)t is, melye(ke)t törölni kell. Ezután a következő lapon kell a (B) blokkot a helyes adatokkal kitölteni, amennyiben nem eleve hibás kijelentés történt.

(C) blokkot kell kitölteni, amennyiben online számlázó rendszer használatba vételét szeretné bejelenteni.
Itt kell feltüntetni a használatba vett online számlázó rendszer adatait: a rendszer nevét, elérhetőségét, az online számlázási szolgáltatást nyújtó nevét és adószámát, valamint a rendszer igénybevétele kezdetének időpontját.
Törlési szándék a „Használatba vétel bejelentésének törlése” kódkockánál „X” jelöléssel jelezhető, amennyiben a korábban benyújtott, tévesen kitöltött bejelentés adatokat szükséges töröltetni. Ebben az esetben az egész (C) blokkot ki kell tölteni, megismételve a téves adato(ka)t is, melye(ke)t törölni kell. Ezután a következő lapon kell a (C) blokkot a helyes adatokkal kitölteni, amennyiben nem eleve hibás használatba vétel bejelentés történt.

(D) blokkot kell kitölteni, amennyiben online számlázó rendszer használatból történő kivonását szeretné bejelenteni.
Itt kell feltüntetni a használatból kivont online számlázó rendszer adatait: a rendszer nevét, elérhetőségét, az online számlázási szolgáltatást nyújtó nevét és adószámát, valamint a rendszer igénybevétele kezdetének és befejezésének időpontjait.
Törlési szándékát a „Használatból történő kivonás bejelentésének törlése” kódkockánál „X” jelöléssel jelezheti, amennyiben a korábban benyújtott, tévesen kitöltött adatait szeretné töröltetni. Ebben az esetben az egész (D) blokkot ki kell tölteni, megismételve a téves adato(ka)t is, melye(ke)t törölni kell. Ezután a következő lapon kell a (D) blokkot a helyes adatokkal kitölteni, amennyiben nem eleve hibás használatból történő kijelentés történt.