Minden önálló önkormányzati hivatallal rendelkező településen önálló HVI működik. Közös önkormányzati hivatalt működtető településeken a HVI feladatait közös HVI látja el. A HVI vezetője a jegyző. A HVI tagok választással kapcsolatos feladatainak ellátására való felkészítéséért, oktatásáért a HVI vezetője a felelős.

A választási informatikai rendszer

A választási informatikai rendszert kell használni
– a szavazóköri névjegyzék, valamint a mozgóurnát igénylő választópolgárok jegyzékének összeállításához, továbbvezetéséhez, a szavazóhelyiségbe kerülő példányának elkészítéséhez,
– a szavazóköri névjegyzék megtekintésének biztosításához,
– a szavazóköri névjegyzékből történő adatszolgáltatás elkészítéséhez,
– az értesítők elkészítéséhez,
– a választójogosultság megállapításához, illetve ellenőrzéséhez,
– a jelölő szervezetek, jelöltek és listák adatainak nyilvántartásához,
– az ajánlóívek elkészítéséhez, átvételéhez, az ajánlások ellenőrzéséhez,
– a polgármester- és főpolgármester-jelöltek fényképének, a jelöltek nemzetiségi nevének, a jelölő szervezetek jelképének és nemzetiségi nevének kezeléséhez,
– a szavazólapok adattartalma jóváhagyásának támogatására és a nyomdai adatátadáshoz,
– a logisztikai feladatok ellátásához,
– a szavazóhelyiségekbe kerülő szavazóköri névjegyzékek, valamint a mozgóurnát igénylő választópolgárok jegyzékeinek kinyomtatásáról és hitelesítésének megtörténtéről szóló értesítés továbbításához,
– a napközbeni részvételi adatok és a rendkívüli események jelentéséhez,
– a szavazóköri jegyzőkönyvek, a területi és országos nemzetiségi önkormányzati választáson leadott szavazatokat összesítő jegyzőkönyvek előállításához, rögzítéséhez és ellenőrzéséhez,
– a választási eredmény előzetes tájékoztató adatainak előállításához,
– a választási eredmény megállapításának támogatásához,
– a választási visszaélések valószínűségét jelző rendszer működtetéséhez és
– a bírságokkal kapcsolatos feladatok támogatásához.

Azok a HVI-k, amelyek illetékessége legfeljebb öt szavazókörre terjed ki, az informatikai rendszert az anyakönyvi szolgáltató rendszer igénybevételével érhetik el, amelyek illetékessége pedig az öt szavazókört meghaladja, az informatikai rendszert a választási célú dedikált informatikai eszközök és az anyakönyvi szolgáltató rendszer működését biztosító eszközök igénybevételével érik el.
A közös önkormányzati hivatalt működtető települések esetében a HVI vezetőjének kezdeményezésére a területi választási iroda vezetője a közös hivatal székhely településétől eltérő településen is engedélyezheti az adatfeldolgozási feladatok elvégzését. A választási informatikai feladatok ellátásába szükség esetén a HVI vezetőjének kérésére, az okmányirodai infrastruktúra is igénybe vehető.

A kormányhivatal és a HVI együttműködése a választási eljárás során

A választási iroda és a kormányhivatal a választási feladatok határidőre történő elvégzése érdekében együttműködik. E feladatok elvégzése elsőbbséget élvez a kormányhivatal egyéb feladataival szemben.
Amennyiben a HVI a rendelkezésre álló személyi állománnyal nem tudja ellátni választással kapcsolatos feladatokat, a kormányhivatal biztosítja a megfelelő számú, a kormányhivatallal kormányzati szolgálati jogviszonyban álló személy választási iroda tagjává történő megbízásának lehetőségét, közreműködését a választási feladatok ellátásában. A választási iroda így megbízott tagja feladatait – a HVI tagjaihoz hasonlóan – a választási iroda vezetőjének irányításával látja el, és a HVI tagjával megegyező díjazásra jogosult.

A kormányhivatal a HVI részére biztosítja
– az okmányhálózat elérését az okmányirodákban,
– az okmányhálózat eléréséhez szükséges informatikai eszközöket az okmányirodai infrastruktúrán,
– a választási informatikai hálózat eléréséhez szükséges eszközöket.

A kormányhivatal különösen az alábbi állandó és időszakos választási feladatok ellátásában működik közre:
– a választási informatikai rendszerekhez kapcsolódó helpdesk feladatok támogatása,
– az informatikai rendszerekkel kapcsolatos oktatási feladatok támogatása,
– ajánlóívek nyomtatása,
– ajánlások ellenőrzése,
– a jelöltek, listák nyilvántartásba vételével kapcsolatos adatrögzítés,
– közreműködés a szavazólap jóváhagyási folyamatában,
– a szavazóköri névjegyzék és mozgóurnát kérők jegyzékének kinyomtatása,
– a szavazóköri jegyzőkönyvek adatainak rögzítése,
– a választási eredményt megállapító jegyzőkönyv összeállításához szükséges ellenőrzési feladatok ellátása és
– a választások pénzügyi és logisztikai elszámolási feladatainak informatikai támogatása.

A HVI feladatai a szavazás napját megelőzően
– közleményt ad ki a szavazás helyéről és idejéről, a szavazás módjáról,
– az informatikai rendszerben biztosítja a szavazóköri névjegyzék megtekinthetőségét,
– megállapítja és közzéteszi a polgármesterjelölt, valamint az egyéni listás vagy egyéni választókerületi jelölt állításához szükséges ajánlások számát,
– az informatikai rendszerből kinyomtatja, és átvételi elismervény ellenében átadja az igénylő részére az ajánlóíveket,
– átveszi a jelölt, illetve a kompenzációs lista bejelentését tartalmazó nyomtatványokat és azok mellékleteit, azokat ellenőrzi, és a bejelentő figyelmét felhívja az esetleges hiányokra,
– a bejelentésről átvételi elismervényt ad ki, továbbá a bejelentést az informatikai rendszerben regisztrálja,
– gondoskodik a polgármesterjelölt fényképét tartalmazó, JPEG kiterjesztésű, 390x520 felbontású fájl feltöltéséről az informatikai rendszerbe,
– ellenőrzi a jelölt nemzetiségi nevét tartalmazó word formátumú fájl tartalmát, gondoskodik annak feltöltéséről az informatikai rendszerbe,
– átveszi az ajánlóíveket, az informatikai rendszerben ellenőrzi, hogy a jelölt, illetve a jelölő szervezet a rendelkezésére bocsátott összes ajánlóívet leadta-e,
– jelzi a helyi választási bizottságnak, ha a jelölt, illetve a jelölő szervezet nem adta le a rendelkezésére bocsátott összes ajánlóívet,
– az ajánlóíveken leadott ajánlásokat az alábbi szempontok alapján ellenőrzi:
a) az ajánlóíven a választópolgár valamennyi szükséges adata fel van-e tüntetve,
b) létezik-e a központi névjegyzékben a választópolgár által megadott személyi azonosító,
c) egyeznek-e a választópolgár központi névjegyzékbeli adatai az ajánlóíven feltüntetett adataival,
d) a választópolgár – a szavazást megelőző 48. nap és az ajánlóív leadása közötti időszak bármely napján – szerepelt-e a névjegyzékben azon választókerület vagy település tekintetében, ahol jelöltet ajánlott, illetve a nemzetiségi önkormányzati választáson azon nemzetiség választópolgáraként, amelynek jelöltjét ajánlotta,
e) a választópolgár nem ajánlott-e egy jelöltet többször,
– az informatikai rendszerben regisztrálja a helyi választási bizottságnak a jelölt, kompenzációs lista nyilvántartásba vételével kapcsolatos döntését, a jogorvoslat benyújtását,
– az egyéni választókerületi jelöltek bejelentésére nyitva álló határidő leteltét követően előkészíti a helyi választási bizottság számára a nemzetiségi kompenzációs lista állítását,
– előkészíti a jelöltek, kompenzációs listák sorsolását, a sorsolás eredményét rögzíti az informatikai rendszerben,
– a bírság kiszabásáról hozott határozat adatait – a Nemzeti Választási Iroda elnökének intézkedése szerint – haladéktalanul megküldi a Nemzeti Választási Irodának,
– bejelentett igény alapján, az adatszolgáltatási díj megfizetésének igazolását követően a szavazóköri névjegyzékben szereplő választópolgárok név- és lakcímadatait elektronikus adathordozón átadja a jelöltnek,
– a nemzetiségi önkormányzati választáson az adott nemzetiség szavazóköri névjegyzékében szereplő választópolgárok Ve. szerinti adatait a Ve.-ben meghatározottak szerint elektronikus adathordozón átadja a települési nemzetiségi önkormányzati jelölt számára ajánlóívet igénylő jelölő szervezetnek, illetve a települési nemzetiségi önkormányzati jelöltet állító jelölő szervezetnek,
– előkészíti a helyi választási bizottság tagjainak, póttagjainak megválasztását; fogadja a szavazatszámláló bizottság (a továbbiakban: SZSZB), a helyi választási bizottság megbízott tagjainak bejelentését,
– ellenőrzi az SZSZB, a helyi választási bizottság tagjainak választójogát, gondoskodik az SZSZB, a helyi választási bizottság tagjainak eskü-, illetve fogadalomtételéről,
– nyilvánosságra hozza a helyi választási bizottság tagjainak és a HVI vezetőjének nevét, valamint a helyi választási bizottság és a HVI hivatali helyiségének címét, telefonszámát, e-mail címét és fax-számát,
– a helyi választási bizottság hivatali helyiségének címét az informatikai rendszerben rögzíti és karbantartja,
– a helyi választási bizottság tagjainak nevét, az SZSZB tagjainak számát, valamint a helyi választási bizottságba és az SZSZB-be tagot megbízó jelölő szervezeteket, független jelölteket rögzíti az informatikai rendszerben,
– ellátja a jelöltek, kompenzációs listák nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat,
– előterjeszti a helyi választási bizottság részére a polgármesteri, az egyéni listás vagy egyéni választókerületi, illetve a települési nemzetiségi önkormányzati szavazólap tervezetét annak adattartalma jóváhagyása céljából,
– előkészíti a szavazóköri jegyzőkönyvek feldolgozását és továbbítását,
– a területi választási iroda által megjelölt helyen és időben gondoskodik a központi nyomtatványok átvételéről, az ezekkel kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátásáról, valamint a helyben készülő nyomtatványok előállításáról,
– fogadja a központilag – szavazókörönként – összeállított szállítódobozokat, tartalmukat tételesen ellenőrzi, elhelyezi bennük a napközbeni részvételi jelentések adatainak telefonos továbbításához szükséges jelszót tartalmazó lezárt borítékokat, és gondoskodik a szavazás napjáig történő megőrzésükről,
– biztosítja a szavazáshoz szükséges technikai feltételeket, a szavazóhelyiségek felszerelését,
– a szavazást megelőző napon előkészíti és tételenként – átvételi elismervénnyel – átadja az SZSZB elnöke vagy helyettese részére a szavazás lebonyolításához szükséges szavazólapokat, nyomtatványokat, iratokat, bélyegzőt és egyéb kellékeket,
– gondoskodik a szavazólapok és az egyéb választási iratok őrzéséről,
– tájékoztatja az SZSZB-t a szavazólap elkészülte után bekövetkező változásokról,
– továbbítja a névjegyzék lezárását követően beérkező mozgóurna iránti igényeket az SZSZB és – amennyiben a mozgóurnát igénylő választópolgár nemzetiségi névjegyzéken szerepel – az illetékes nemzetiségi szavazókör SZSZB-je vagy a helyi választási bizottság részére,
– a szavazóköri névjegyzék és a mozgóurnát igénylő választópolgárok jegyzékének nyomtatásával megbízhatja a területi választási irodát, amely a feladatot a kormányhivatal útján is elláthatja,
– a nyomtatás megtörténtéről haladéktalanul értesíti a Nemzeti Választási Irodát,
– a kinyomtatott névjegyzéket és a mozgóurnát igénylő választópolgárok kinyomtatott jegyzékét az utolsó oldalon aláírásával és lebélyegzéssel hitelesíti, és a hitelesítésről értesíti a Nemzeti Választási Irodát.

Az SZSZB mellett működő jegyzőkönyvvezető feladatai a szavazás napján
– közreműködik a szavazóhelyiség szabályszerű berendezésében,
– az SZSZB döntése alapján gondoskodik a névjegyzék kezeléséről, a visszautasítottak jegyzéke és a mozgóurnát kérők jegyzéke vezetéséről,
– 7.00, 9.00, 11.00, 13.00, 15.00 és 17.30 órakor adatot szolgáltat a HVI részére a szavazókörben megjelent választópolgárok számáról,
– a szavazás közben történt rendkívüli eseményről kiállított jegyzőkönyv másolatát haladéktalanul továbbítja a HVI vezetőjéhez,
– közreműködik a szavazóköri jegyzőkönyv kiállításában,
– a HVI vezetőjének utasítása szerint telefonon, telefaxon azonnal továbbítja a szavazóköri jegyzőkönyv adattartalmát a HVI-hez,
– közreműködik a szavazóköri jegyzőkönyv, a szavazás közben történt rendkívüli eseményről kiállított jegyzőkönyvek, valamint az SZSZB határozatai másolatainak előállításában és az SZSZB megbízott tagjai részére történő átadásában,
– közreműködik a szavazóurnáknak, a szavazóköri jegyzőkönyveknek, valamint az egyéb választási iratoknak a HVI hivatali helyiségébe történő szállításában.

A HVI feladatai a szavazás napján
– biztosítja az SZSZB-k működésének és a szavazás menetének törvényes feltételeit,
– haladéktalanul továbbítja az SZSZB, valamint a nemzetiségi szavazókör SZSZB-je vagy a helyi választási bizottság részére az ügyfélkapun vagy a választások hivatalos honlapján a szavazás napján beérkező mozgóurna iránti igényeket,
– fogadja és – ellenőrzést követően – az informatikai rendszerben haladéktalanul rögzíti a szavazókörökből érkezett napközbeni részvételi adatokat, a szavazás közben történt rendkívüli eseményekről kiállított jegyzőkönyveket,
– fogadja és az informatikai rendszerben haladéktalanul rögzíti a szavazóköri jegyzőkönyvek adatait,
– a jegyzőkönyvvezető útján azonnal tájékoztatja az SZSZB-t, ha adathiány van a szavazóköri jegyzőkönyvben, vagy az adatrögzítés során az informatikai rendszer összefüggés-hibát vagy egyéb hibát jelzett,
– átvételi elismervénnyel átveszi az SZSZB-től a szavazóurnákat, a szavazóköri jegyzőkönyveket, valamint az egyéb választási iratokat,
– a beérkező szavazóköri jegyzőkönyveket jogi és számszaki szempontból ellenőrzi, és haladéktalanul elvégzi az adatbeviteli teendőket,
– a hibásan vagy hiányosan kitöltött jegyzőkönyvre felhívja az SZSZB figyelmét, és a jegyzőkönyv javítását követően intézkedik az adatok informatikai rendszerbeli javításáról.

A helyi választási iroda feladatai a szavazás napját követően
– gondoskodik az SZSZB-ktől átvett választási iratok biztonságos tárolásáról,
– a szavazást követő három napon keresztül biztosítja a szavazóköri jegyzőkönyvek második példánya, valamint a határozatok nyilvánosságát, majd azokat irattárazza,
– a helyi választási bizottság döntésének előkészítéseként tételesen ellenőrzi az egyéni listás vagy egyéni választókerületi választás, a polgármester-választás, illetve a települési nemzetiségi önkormányzati választás szavazóköri jegyzőkönyvei és a számítógépes adatok azonosságát, és annak eredményéről jelentést tesz a helyi választási bizottságnak,
– az egyéni listás vagy egyéni választókerületi választás, a polgármester-választás, illetve a települési nemzetiségi önkormányzati választás eredményét a helyi választási bizottság jegyzőkönyve alapján rögzíti az informatikai rendszerben,
– három napon keresztül biztosítja a helyi választási bizottság eredménymegállapító jegyzőkönyvei második példánya, valamint a határozatok nyilvánosságát, majd azokat irattárazza,
– előkészíti az egyéni listás vagy egyéni választókerületi választáson, illetve a települési nemzetiségi önkormányzati választáson mandátumot szerzett képviselők és a polgármester megbízólevelének átadását.